¿Qué documentación contable debo tener al momento de emprender?

El auge de los emprendimientos o StartUps en Colombia, ha generado que la economía dé grandes pasos a su reacción. Sin embargo, muchos de estos procesos entusiastas carecen de una organización contable desde el primer día; dificultando así el acceso a la información financiera para la toma de decisiones.

La falta de claridad en la información por el suministro de documentos dificulta la elaboración de información financiera. Esto no ayuda a los emprendedores a guiar su negocio en su álgido comienzo.

¿Qué documentos contables debo tener desde el día 0?

Documento equivalente: este documento, aunque muy básico, suele ser omitido en los emprendimientos. El mismo, que está reglamentado a través del Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003, permite que las personas jurídicas consignen ahí la información de las transacciones que realizan con personas del régimen simplificado o naturales no obligados a facturar, este documento básicamente debe consignar los siguientes datos:

• Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
• Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de la operación.
• Concepto.
• Valor de la operación.

Planilla de transportes: uno de los grandes problemas se vuelve el tema de los transportes, porque por lo general se consignan uno a uno a través de un recibo de caja, generando así un impacto ambiental y de archivo importante, volviendo así un tema simple en algo complejo. La mejor manera de minimizar ese impacto es realizar una planilla acumulada a cada corte de caja menor. Con esto se realiza un mejor control sobre este rubro que, en algunos casos,  presenta mucha fuga de efectivo.

Formato de caja menor: este formato es importante tenerlo muy bien diseñado, porque es importante que en él se consignen los gastos que salen en efectivo a través de la caja menor (en otros lados denominado “caja chica” o “caja menuda”).

Es importante que hayan por lo mínimo columnas tales como:

• Fecha.
• NIT o número de documento.
• Nombre de la persona jurídica y/o natural.
• Detalle del gasto.
• Valor del gasto.
• Valor del fondo de la caja y valor legalizado.

Para facilitar la transaccionalidad de esto, puedes adicionar dos columnas más que sean cuenta contable y descripción; para que a su vez ambas sean atadas a una lista desplegable. Esta lista debe contener las cuentas de gastos a consignarse para mitigar el impacto de digitar la misma cuenta una y otra vez. Ser práctico no es pecado.

Formato de legalización y/o reembolsos de gastos: para este formato se sugiere que se mantenga el mismo formato que el de caja menor, para facilitar el diligenciamiento a los usuarios, aquí, adicional, se recomiendan dos cosas más:

• Modificar las listas desplegables por conceptos de reembolsos. Estos suelen parecerse a los de caja menor; aunque también están conceptos de gastos de viaje como seguros, comidas y otras erogaciones.
• Cambiar las leyendas de fondo de caja menor por valor anticipado (si se trata de una legalización debe aparecer algún valor; si es un reembolso, el valor debe ser 0).

Formato de conciliación bancaria: este formato permite conciliar los valores que tenemos entre nuestros libros contables y la información reportada por las entidades bancarias en sus extractos mensuales. Para este formato, se sugiere empezar por el saldo en libros contables para llegar así al saldo del banco. Tipo de transacciones para tener en cuenta a la hora de conciliar:

• Movimientos no conciliados en contabilidad: puede a obedecer a un error en la imputación de la cuenta contable del banco, o a la posibilidad de que, si se giró un cheque, el mismo salió de la contabilidad pero la persona no ha hecho el canje, que por ende el banco no refleja.
• Movimientos no conciliados en extracto bancario: podríamos encontrar transacciones como los gastos bancarios que se registran a final de mes, pagos recibidos o hechos que no quedaron en nuestra contabilidad.

Kárdex de inventario: si tu emprendimiento maneja inventarios, es vital usar este documento para tener el control de los que compras y vendes. El formato básicamente obedece a ver conceptos tales como:

• Cantidad de inventario comprado/ingresado.
• Valor del inventario comprado/ingresado.
• Cantidad de inventario vendido/salido.
• Valor del inventario vendido/salido.
• Saldo de cantidades de inventario.
• Saldo de valores de inventario.

Planilla de Activos Fijos: la experiencia ha mostrado que en muchos casos este rubro no recibe el tratamiento que debe seguirse. Para poder tener una planilla que permita registrar y controlar de mejor manera este rubro, se sugiere tener en cuenta lo siguiente:

• Tipo de activo adquirido (en consonancia con la estructura del formato de caja menor, se sugiere hacer una lista desplegable por cuenta y descripción de la cuenta).
• Detalle del activo.
• Fecha de adquisición.
• Documento de adquisición (facturada generada por el proveedor)
• Valor del activo adquirido.
• Placa (se sugiere que según el tipo de activo, se maneje un prefijo que permita identificar más fácil a la hora de hacer conteos)

Como ves, son muchos los documentos que debemos tener bien estructurados para poder registrar muchas de nuestras operaciones desde el primer día, por lo que no contar con ellos puede representar sesgo en la información y un desgaste en tareas administrativas mientras se emprende, el tiempo vale y debe ponerse toda el empeño en gestionar los negocios, por eso es vital que desde el momento 0 de emprender tengas a un Contador como aliado, para que así tu emprendimiento tenga más posibilidades de prosperar, pero sobretodo, también tener un sistema contable para enfocarse en negocios y no en las labores de soporte que demandan tiempo.