Vender o comprar en dólares u otra moneda suma una variable a la gestión diaria: además del importe, necesitás controlar correctamente la moneda y el tipo de cambio de cada operación.
Cuando esos datos quedan repartidos entre facturas, planillas y controles manuales, es más fácil perder tiempo revisando información o detectar diferencias recién al momento del cierre.
La facturación multimoneda permite ordenar ese circuito desde el origen. En Colppy podés gestionar facturas de venta y de compra en cuenta corriente en una moneda distinta del peso y mantener la información centralizada dentro del mismo sistema.
En esta guía te contamos 5 claves para gestionar operaciones en moneda extranjera con más control y menos tareas manuales.
¿Qué es la facturación multimoneda?
La facturación multimoneda permite registrar operaciones comerciales en una moneda diferente de la moneda nacional, por ejemplo dólares.
Pero trabajar en otra moneda no significa solamente cambiar el símbolo que aparece en una factura.
También hay que prestar atención al tipo de cambio asociado a la operación, los importes cargados, los ítems del comprobante y el impacto que tendrá sobre la cuenta corriente del cliente o proveedor.
Por eso, a medida que aumenta el volumen de operaciones, depender de controles por fuera del sistema puede generar más trabajo administrativo.
La clave es que factura, moneda, tasa de cambio y cuenta corriente formen parte del mismo flujo.
5 claves para gestionar facturas en moneda extranjera
1. Verificá la moneda antes de cargar los importes
El primer control es simple, pero fundamental: confirmar en qué moneda se va a registrar la operación.
En Colppy, al cargar una factura multimoneda podés seleccionar la moneda correspondiente y, si necesitás trabajar con otra, agregarla desde las opciones disponibles en la plataforma.
Antes de avanzar con la carga, conviene revisar tres datos:
- fecha del comprobante;
- moneda seleccionada;
- importe e ítems de la operación.
Detectar un error en este momento es mucho más simple que encontrarlo cuando el comprobante ya impactó en la cuenta corriente.
2. Revisá el tipo de cambio
En una operación multimoneda, la tasa de cambio es otro dato que necesita control.
Por eso, Colppy incluye la opción Cambiar tasa de cambio, desde donde podés ingresar o modificar el valor correspondiente a la operación que estás registrando.
El beneficio operativo es concreto: el dato queda asociado al comprobante dentro del sistema y no depende de una anotación en una planilla o de un intercambio por mail.
Esto ayuda a que el equipo administrativo trabaje sobre una única fuente de información y reduzca controles paralelos.
Cuando una operación tenga un tratamiento contable o impositivo particular, lo recomendable es validarlo con el contador o asesor de la empresa.
3. Registrá las ventas en cuenta corriente
Si emitís una factura y el cliente no la paga en el momento, necesitás que esa operación quede correctamente reflejada en su cuenta corriente.
En Colppy, el circuito se realiza desde Clientes > Gestión de Clientes. Después de seleccionar al cliente, podés ingresar a Agregar Factura > Cuenta corriente.
Desde ahí completás los datos del comprobante, entre ellos:
fecha, tipo y número de factura, condición de venta, moneda, tasa de cambio e ítems facturados.
En las facturas de venta, Colppy calcula los impuestos en función de la alícuota de IVA indicada en cada ítem.
Una vez terminada la carga, podés definir si la factura queda Aprobada o en Borrador.
Si la aprobás, queda registrada en la cuenta corriente del cliente. Si todavía necesitás revisar algún dato, podés mantenerla como borrador hasta completar la validación.
Así evitás separar la emisión del comprobante del seguimiento posterior de la deuda.
4. Ordená también las compras a proveedores
La misma necesidad aparece del otro lado de la operación.
Si tu empresa recibe facturas de proveedores en dólares u otra moneda, también necesitás registrar correctamente el comprobante, su moneda y la tasa de cambio correspondiente.
En Colppy, este circuito se gestiona desde Proveedores > Gestión de Proveedores.
Seleccionás al proveedor y luego ingresás en Agregar Factura > Cuenta corriente para completar los datos de la compra.
Al igual que en ventas, podés seleccionar la moneda, modificar la tasa de cambio, cargar los ítems y elegir si el comprobante queda en estado Borrador o Aprobado.
Cuando se aprueba, la operación queda registrada en la cuenta corriente del proveedor.
De esta manera, compras y ventas multimoneda pueden gestionarse de forma centralizada, sin depender de un circuito distinto para cada lado de la administración.
5. Usá el borrador como instancia de control
No todos los comprobantes tienen que quedar aprobados apenas se cargan.
Cuando falta verificar una tasa de cambio, un importe o algún dato de la operación, trabajar primero en estado Borrador permite hacer una revisión antes de que la factura quede registrada definitivamente en la cuenta corriente.
Antes de aprobar, podés hacer un control rápido:
- ¿La moneda es correcta?
- ¿La tasa de cambio corresponde a la operación?
- ¿El cliente o proveedor seleccionado es el correcto?
- ¿Los importes e ítems coinciden?
- ¿La fecha y los datos del comprobante están bien cargados?
Son controles simples, pero ayudan a detectar diferencias más cerca del momento en que se genera la información y no semanas después, durante el cierre.
Un ejemplo: una venta en dólares a cuenta corriente
Supongamos que una PyME presta un servicio y acuerda con su cliente una operación en dólares que no se cobra en el momento.
En lugar de registrar la factura por un lado y después llevar la deuda del cliente en una planilla, el equipo administrativo puede gestionar todo desde el mismo circuito.
Primero selecciona al cliente. Luego crea la factura en cuenta corriente, elige la moneda, revisa la tasa de cambio y carga los ítems correspondientes.
Si todavía falta validar algún dato, guarda el comprobante como borrador.
Cuando toda la información está revisada, aprueba la factura y la operación queda registrada en la cuenta corriente del cliente.
El objetivo no es agregar pasos, sino evitar que la información se fragmente desde el comienzo.
¿Qué ganás al centralizar la facturación multimoneda?
A medida que crecen las operaciones en distintas monedas, también crece la necesidad de control.
Si una parte de la información está en el sistema, otra en una planilla y otra depende de controles manuales, cada cierre obliga a reconstruir el circuito.
Centralizar la gestión ayuda a trabajar con:
menos doble carga: los datos principales de la operación quedan dentro del mismo flujo;
más control: moneda, tasa de cambio, comprobante y cuenta corriente pueden revisarse desde el sistema;
menos retrabajo: detectar inconsistencias antes de aprobar evita volver sobre operaciones ya registradas;
información más ordenada: ventas y compras siguen una lógica de gestión común.
Para una PyME, esto significa simplificar tareas administrativas cotidianas. Para un contador o estudio contable, significa trabajar con información más organizada al momento de revisar la gestión de sus clientes.
Gestioná tus facturas multimoneda con Colppy
Si tu empresa compra o vende en moneda extranjera, no necesitás administrar cada operación entre comprobantes, planillas y controles separados.
Con Colppy podés registrar facturas de venta y de compra en cuenta corriente multimoneda, seleccionar la moneda y trabajar con la tasa de cambio dentro del mismo sistema.
La funcionalidad está disponible en los planes Full y Enterprise.
¿Querés ordenar tu gestión y reducir tareas manuales?
Probá Colppy y centralizá facturación, cuentas corrientes y administración en un solo lugar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar facturas de compra y de venta en dólares en Colppy?
Sí. Colppy permite registrar facturas en cuenta corriente en una moneda distinta de la nacional tanto para clientes como para proveedores. Durante la carga podés seleccionar la moneda y modificar la tasa de cambio de la operación.
También podés dejar el comprobante en Borrador para revisarlo antes de aprobarlo y registrarlo en la cuenta corriente correspondiente.
