Legajo del personal: un tema poco hablado pero de tanta importancia

En este artículo expondremos el concepto de legajo del personal y qué documentos debe contener el legajo del personal de tu empresa.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de legajo de personal?

Es el conjunto de documentos que conforman la información laboral, legal e impositiva, acerca de cada uno de los empleados de una empresa. 

Se inicia cuando la persona ingresa a la organización y se va completando con información y documentación a medida que transcurre la relación laboral, hasta su finalización. Podríamos decir que es el “historial” del empleado dentro de la empresa.

¿Qué documentos debe contener el legajo?

Vamos a enumerar un conjunto de puntos y documentos a modo de guía para la gestión de R.R.H.H. de una empresa.

1. Fotocopia de DNI: es el primer documento que se pide al empleado, antes del inicio de la relación laboral.
2. Constancia de CUIL: se puede descargar desde la web de ANSES, completando los datos del empleado. El número de CUIL es fundamental para los trámites que siguen.
3.  Contrato de trabajo: si lo hubiere, por ejemplo, en contrato de plazo fijo. No es obligatorio en caso de Contrato por Tiempo Indeterminado. En caso que exista un documento por escrito, hay que guardarlo en el legajo.
4. Apto Médico del examen preocupacional: El apto médico para la función a desempeñar es un documento de relevancia. Recordar que cada jurisdicción tiene un tratamiento distinto respecto a los tipo de aptitud laboral médica.
5. Alta de AFIP del trabajador: se debe guardar el alta firmada por el trabajador.
6. Ficha de empleado: No tiene un formato legal a cumplir pero es importante registrar los datos más importantes del empleado en un mismo documento. Una de las cuestiones más importantes a tener en cuenta es la Declaración Jurada de Domicilio actualizada. Esto se debe a que las futuras comunicaciones formales con el empleado, serán enviadas a dicho domicilio.
7. Alta afiliación del sindicato (de corresponder). Cada sindicato tiene una modalidad distinta de alta, pero en todos los casos hay que guardar la constancia de la inscripción.
8. Nota de entrega de credencial de ART: Este documento contiene los datos personales del empleado y, en caso de accidente, el prestador médico que lo atienda podrá identificarlo con facilidad y contactarse con la ART y con su empleador. En el frente de la credencial figura el número telefónico de Emergencias Médicas de la ART.
9. Formulario Beneficiarios de su Seguro de vida: este formulario es similar en cualquier seguro que se contrate, es donde consta quien será beneficiario de la prima en caso de muerte del trabajador.
10. Recibos de sueldo ordenados en forma cronológica: Esto puede reemplazarse por recibos con firma digital. En el caso de la plataforma de E-Sueldos, esta función está incluida lo que ayuda a reducir tiempos de trabajo y espacio físico de almacenamiento de los recibos en papel.
11. Constancia de entrega de ropa de trabajo u otros elementos de trabajo (en caso de corresponder según el puesto): son los llamados E.P.P. y es muy importante que se registren las fechas y descripción de elementos entregados, ya que los mismos tienen una validez legal de 6 meses para lo correspondiente a seguridad e higiene en el trabajo.
12. Registro y constancias de capacitaciones: toda capacitación brindada interna o externamente al empleado, debe guardarse una constancia en el legajo. Relacionado al tema, es importante llevar el registro de capacitación a nivel empresa en un documento.
13. Notificación de vacaciones y otras novedades: registro de toda comunicación entre empleado y empleador.
14. Sanciones aplicadas: apercibimientos, suspensiones, etc. Es conveniente que estén ordenados en forma cronológica.
15. Certificados justificantes de ausencias: certificados médicos, de examen, ente otros.
16. Documentación vinculada al distracto de la relación laboral: telegrama de renuncia, Carta Documento de despido, etc.
17. Baja de AFIP: firmada por el empleado.
18. Certificación de Servicios y Remuneraciones y Certificado Trabajo Art. 80: ambos deben contener la firma certificada del empleador y con firma de empleado al momento de recibir la copia. 

Algunos consejos a tener en cuenta sobre los legajos:

El legajo debe mantenerse completo, actualizado y ordenado en forma cronológica. Según las normas ISO 9001:2015 es importante clasificar e identificar la documentación vigente de obsoleta, y diferenciar legajos de empleados activos de los dado que fueron dados de baja. 

Los documentos que lo requieran deben encontrarse firmados por el empleado, ya que de esta forma serán considerados recibidos por el empleado. Este es el caso de los recibos de sueldos, comunicaciones, notas, etc.

El legajo de personal es una herramienta muy útil ya que simplifica y optimiza el tiempo de trabajo, tanto para fines internos de la organización (licencias, vacaciones, sanciones, errores de gestión, ingreso de personal a plantas de los clientes, etc.), como para fines externos (inspecciones, auditorías, cuestiones judiciales, etc).

Es recomendable que la información esté ordenada y archivada de forma tal que sea de fácil lectura, con bajo riesgo de pérdida o extravío de documentación y que se mantenga siempre la confidencialidad de la documentación. 

Dado que vivimos en una época donde se apunta a digitalizar todo lo posible, es importante tener en cuenta identificar bien el documento al colocar el nombre del archivo (de fácil reconocimiento, sin tener que abrirlo). Por otro lado, debemos considerar posibles pérdidas de la información si se almacena en un servidor físico, siempre es recomendable usar la Nube. En el caso del portal e-sueldos, tiene disponible la gestión documental integral para empleados.

Esta es una guía sobre cuestiones generales relacionada a la gestión de legajos de empleados, pero no significa que no existan otros documentos y registros importantes para cada empresa de acuerdo a su rubro en particular.