Lo que debes saber para mejorar tu gestión del tiempo

Te sucede siempre: tareas postergadas, las horas que se escurren, más trabajo acumulado. Otro día se acaba y sientes que no te ha rendido nada. Que has sumado más temas pendientes y estás agotado. Si te sientes identificado, tal vez sea el momento de evaluar la eficiencia de tu gestión del tiempo.

Suele decirse que es el recurso repartido con mayor justicia: todos disponemos de 24 horas por día. Si no sabes adónde van a parar las tuyas, estos tips pueden ayudar a organizarte:

1. Arma una grilla de horas

No se puede dominar lo que no se conoce. Aunque pienses que esa tarea te quitará aún más tiempo, es un paso necesario para radiografiar el problema y mapear soluciones.

2. Planifica:

Prepara una lista de todas las tareas. Estima cuánto tiempo te llevarán y para cuándo se necesitan. Establece prioridades.

Puedes ayudarte con una agenda, una aplicación o una planilla de excel. Reserva un tiempo para imprevistos.

3. Analiza:

Es importante que, al listar tus actividades, tomes en cuenta los tiempos y la energía que llevan. Algunas tareas, por su naturaleza o por las personas involucradas, demandan un esfuerzo adicional; otras, son más simples. Para realizar ciertos trabajos dependerás de datos que tienen que entregarte otras personas. Planea cuándo debes pedir los informes que necesitas y fija una fecha. Considéralo en tu planificación a fin de agendar el trabajo cuando tengas disponible la información.

4. Observa cómo te sientes a lo largo del día:

Hay momentos más apropiados que otros para realizar una tarea. Tal vez estés más despejado en la mañana para encarar un trabajo que lleve mucha atención o prefieras elegir un momento en que sabes que estarás más tranquilo o prefieras la noche para concentrarte. Considerar este punto permitirá una distribución más acorde con tu disposición psicofísica y hará más eficiente tu gestión del tiempo.

5. Diferencia lo urgente de lo importante:

Los temas importantes son los que deben marcar el ritmo de tu planificación y los que deben centrar tus mayores esfuerzos. No debería suceder que un tema importante se vuelva urgente. Si has planificado, los temas importantes no llegan a este estado de emergencia. Pero si ocurre, priorízalo inmediatamente.

Cuando planificas y tienes claros los trabajos que te llevarán a tus objetivos, estarás más alerta ante la aparición de temas urgentes. Si se trata de temas urgentes pero no importantes y te llevará un momento hacerlo, puedes utilizar el espacio asignado para imprevistos.

Si el tema llevará mucho tiempo, como no es importante, seguramente puedes dejarlo e intercalarlo en medio de dos tareas importantes, cuando te sea posible.

Finalmente, los temas ni importantes ni urgentes, puedes intercalarlos en algunos minutos libres o directamente, en la medida en que puedas, delégalos.

6. Detecta tus ladrones de tiempo:

El teléfono, el correo electrónico, interrupciones de personas con las que trabajas, reuniones innecesarias.

En la medida que puedas, filtra los llamados con otra persona, que tome los mensajes. Desactiva los notificadores automáticos.

Asigna intervalos para revisar el correo y los mensajes. Considera con criterio cuáles demandan una respuesta inmediata y cuáles puedes contestar en otro momento. Si responder un mail te llevará un trabajo considerable, contesta brevemente que analizarás el tema e incorpóralo a tu planificación.

7. Aprende a decir que no:

Hay gente entrenada en pedirte tareas que no te corresponden y que, muchas veces, deben hacer ellos. Identifícalos para estar atento y evitar que vuelva a suceder. Sé amable, pero firme.

8. Conoce tus distractores:

grupos de whatsapp, mensajes, llamados. ¿Has pensado cuántas veces por hora interrumpes tu tarea para mirar el teléfono?.

Si ese es tu problema, déjalo en silencio y disminuye la frecuencia con que lo consultas.

9. Revisa tu concepto de multitarea:

Hoy está bien considerada la capacidad de realizar varias tareas a la vez. Pero esto no significa que tienes que saltar de una cosa a otra: de esta manera solo perderías concentración.

Debes lograr la plasticidad necesaria para atender diferentes asuntos de modo tal que, con tu participación, vayan avanzando hacia su resolución. Unos requerirán un llamado, otros pedir una información o efectuar un reclamo. Tú debes monitorear su marcha e intervenir cuando sea necesario.

10. Ten cuidado con el perfeccionismo:

Si tienes esta tendencia, no habrá tiempo que te alcance. Debes realizar un buen trabajo en el tiempo adecuado y no un trabajo perfecto que no acabe nunca.

11. Procura no dilatar:

Muchas veces, dejas de lado tareas ingratas o que no te agradan. En lo posible, esas son las primeras que debes realizar.

Mientras estén pendientes te quitarán mucha energía y estarás preocupado porque tienes que hacerlas. Si no es posible evitarlas, lo mejor es acabar con ellas. Vence la procrastinación.

12. Incorpora soluciones que agilicen tus tareas:

Si los temas operativos de la administración de tu emprendimiento te quitan tiempo, en el mercado hay sistemas de gestión que te ayudarán a simplificar tu trabajo y que te permitirán recuperar horas y atención para la creatividad y el descanso.

Cuando tienes por delante un sinfín de trabajos pendientes, gran parte de tu mente está ocupada con esas dilaciones y el día rinde menos.

Entrenar la gestión del tiempo requiere la exacta combinación de planificación y flexibilidad pero es una habilidad que es posible desarrollar si te lo propones.