Punto de venta en AFIP: lo que debés tener en cuenta

Estos son los tips que tenés que saber si debés abrir un punto de venta en AFIP

Aunque sea un tema menor, suele provocar más de un dolor de cabeza. De pronto, un cliente nos informa de una inminente apertura de un local, un stand o de la compra de un nuevo controlador fiscal, y el Contador tiene que resolver el tema en el menor tiempo posible para que la empresa pueda empezar a facturar.

Con el fin de prevenir que estas eventualidades te lleven más tiempo, te ofrecemos algunos tips para tener a mano cuando el tema aparezca en la bandeja de correo electrónico o en tu whatsapp.

Informando a AFIP

El punto de venta es el lugar físico desde donde se emite el comprobante, identificado con sus cuatro primeros dígitos.

Cada punto de venta debe estar informado en AFIP a través del servicio Administración de Puntos de Venta y Domicilios, seleccionando A/B/M de Puntos de Venta.

Al momento del alta, el nuevo punto de venta deberá asociarse con un domicilio. Las opciones que despliega el sistema son aquellos domicilios ya declarados por el contribuyente, ya sea como Domicilio fiscal o como Locales o Establecimientos.

En el caso de que se trate de un nuevo domicilio será necesario que, previamente, se informe la novedad en el servicio Sistema Registral.

Cambio de domicilio

En principio, desde que se generalizó la factura electrónica, el cambio de domicilio ya no impacta en la facturación. Solo corresponde informar la modificación a la AFIP.

En el caso de los comprobantes manuales, cuando existe cambio de domicilio, solamente se podrá continuar utilizando los mismos comprobantes durante los 120 días corridos, a partir del día inmediato siguiente a aquel en que se produjo la habilitación del nuevo domicilio. Para ello será necesario que, previo a utilizarlos, se agregue al comprobante la leyenda “nuevo domicilio” con la información del mismo.

Los formularios sin uso deberán inutilizarse con la leyenda “Anulado” y archivarlos para una posible constatación posterior del fisco.

Esta obligación debe tenerse presente especialmente en el caso de los remitos, que no están incorporados al régimen de facturación electrónica y siguen utilizando CAI.

También hay que tenerla en cuenta si la empresa optó por utilizar comprobantes manuales como “comprobantes de resguardo”.

Este es el momento para recordar que, si hay cambio de domicilio, es necesario imprimir y exhibir un formulario 960/D Data Fiscal actualizado para dar cumplimiento a la normativa.

Fecha de inicio

La fecha de inicio de actividades es la del inicio en cada local.

Es decir que, si se abre un nuevo local, la fecha de inicio de actividades a considerar será la fecha de alta del nuevo local, no la de inicio de actividades de la empresa.

Cuando sea necesario habilitar otro punto de venta en un local ya habilitado, habrá que verificar cuál es la fecha de inicio de actividades en ese local al momento de, por ejemplo, inicializar un controlador fiscal o solicitar la impresión por imprenta de remitos o comprobantes de resguardo.

Cada controlador fiscal tiene su propio punto de venta. Un nuevo controlador necesitará un nuevo punto de venta.

Cambio domicilio fiscal

Cuando se modifica el domicilio fiscal hay que tener en cuenta que, al realizar el cambio, el sistema registral de AFIP modifica el domicilio de todos los puntos de venta vinculados al domicilio fiscal. Esto incluye todo el historial de puntos de venta que la empresa pudo haber tenido en sucesivas mudanzas.

Por ello es conveniente guardar una impresión del detalle de puntos de venta que genera AFIP, antes de efectuar la modificación del domicilio fiscal. De esta manera podremos contar con la información histórica de los puntos de venta reales en cada locación. Muchas veces, los inspectores solicitan este dato y lleva tiempo reconstruir qué puntos de venta se utilizaron en un determinado momento, sobre todo si están verificando períodos fiscales de años anteriores.

Tiempo de informar

Cuando se habilita un nuevo punto de venta hay que tener presente que deberá ser informado en el Sistema Registral con, al menos, 3 días hábiles de anticipación. Es decir que recién podrá facturarse en ese nuevo punto 72 horas hábiles después del alta.

Es importante advertir estos plazos para contar con la información detallada del nuevo domicilio con la antelación necesaria. Y comentar este plazo de espera a quienes están requiriendo la apertura del nuevo punto.

¡Era el Código Postal!

Al dar de alta a un nuevo domicilio en Sistema Registral, el dato que permite avanzar en el trámite es el código postal. Si este no es correcto el sistema dará un mensaje de error que impide continuar con el alta.

Pero el mensaje de error no especifica que el problema es la consistencia del código postal con el domicilio, lo cual puede llevarnos varios intentos y una gran pérdida de tiempo. Por ello, resulta útil verificar, previo al alta, que el domicilio que nos informen sea consistente.

Una locación, varios puntos de venta

Es posible tener diferentes puntos de venta en un mismo domicilio. Esto es habitual cuando —ya sea por la dinámica o la dimensión de la empresa— diferentes personas accedan a la emisión de comprobantes.

Cuando varias personas tengan a cargo la emisión de facturas, notas de crédito y débito,  tanto por razones de administración o para contar con un adecuado control interno, resulta útil abrir más de un punto de venta por tipo de comprobante.

Para los remitos también es necesario utilizar un punto de venta diferente. Y, de acuerdo a las necesidades de la empresa, podrán existir tantos puntos de venta asignados a remitos como usuarios lo necesiten.

Momento de la baja

La baja de un punto de venta deberá informarse dentro de los 5 días inmediatos siguientes a que tuvo lugar. Ese punto de venta no podrá volver a utilizarse.

Por Silvina Schvartz.  Redactora. Contadora Pública freelance. Con su experiencia en tareas impositivas, asiste a departamentos impositivos de empresas y a estudios contables.