Cómo mejorar las finanzas en una empresa distribuidora de productos

Las finanzas es, sin lejos, una de las partes más sensibles de un negocio; que sin importar si comercializas un producto o servicio requieren que tengas establecido planes de acción, administraciones claras y caminos que te permitan llevar una mejor gestión en el proceso de crecimiento y mantenimiento de tu negocio; además de facilitar el análisis y flujo de dinero, las ganancias, inversiones, ventas entre otros y establecer la  prioridad a items que impacten en el proceso administrativo.

De allí la importancia de un sistema de gestión. “Contar con un sistema de gestión que permita entender si se pierde o gana dinero es clave para aumentar la rentabilidad. En Consultora Conecta nos apoyamos en Colppy para este fin. Mediante el panel de control visualizamos rápidamente la salud financiera de la empresa, ayudando a tomar las decisiones adecuadas para cada momento del negocio”, nos cuenta Gastón Roldán.

Ahora bien, el tipo de comercialización del bien o servicio requiere diversos y diferentes análisis. En este caso abordaremos los procesos más importantes en la distribución de productos, junto con un ejemplo real del mismo que ayudará a que tengas una visión y camino más claro de gestión.

La importancia del manejo de Stock en la distribución de productos

“Si analizamos una empresa que se dedica a distribuir productos perecederos y no perecederos, es muy importante estudiar el stock y su rentabilidad. Esto ayuda a determinar cuál o cuáles productos son los que contribuyen en mayor medida a la rentabilidad de la empresa; definir estrategias adecuadas de precios y de fidelización a clientes mediante promociones y combos de productos; permitiendo apuntalar las ventas y, por otro lado, ayudando a optimizar la gestión de compras, almacenes y logística con su consecuente reducción de costos, gastos y optimización de la inversión; porque se invertirá en productos que son demandados por el mercado”. Gaston Roldan. Consultora Conecta.

Con Colppy, además de llevar la administración y contabilidad, se puede puede administrar los ítems de tu negocio en la funcionalidad de inventario, revisar los Movimientos y reportes de productos y servicios, saber en qué depósitos estará disponible la mercadería y lo más importante: saber  si se pierde o gana dinero;  ya que hay claridad y facilidad en el manejo de tus cuentas.

¿Por qué es importante asesorarte con tu personal interno o externo?

La asesoría de personal capacitado puede brindar diversos caminos de acción en base a los respectivos análisis generados, tal es el caso de una de una empresa distribuidora de productos perecederos y no perecederos y venta al por menor en mini-mercado; donde al someterse a un análisis financiero por consultora conecta pudo saber que:

• El manejo de las cuentas de forma manual en un excel les llevaba mucho tiempo, además de distintas complicaciones administrativas y de gestión; ya que el análisis se hacía más complejo y esto impactaba en las finanzas de la compañía: no se sabía cuáles productos eran los más rentables o cuáles daban pérdida. Incluso no se sabía en forma certera cuál era el período, medio de pago y de cobro a clientes.
• La falta de organización de los empleados, impactaba directamente en la gestión de las ventas y cobranzas

”Este análisis arrojó que, el 5% de sus productos daban el 50% del ingreso por venta y alrededor de 1/3 de los productos daban el 90% de los ingresos. Los otros 2/3 solo aportan el 10% de las ventas pero contribuían en gran medida a los costos y gastos de la compañía (costo de almacenes, compras, logísticos, mantenimiento, administración, esfuerzos de venta)”. Gastón Roldan

¿Qué procesos se establecieron en este análisis?

• Clasificaron los importes de facturación semanal.  Esto permitió determinar que el 50% de la facturación era por montos relativamente pequeños que solo dejaban el 14% del ingreso por venta. Pero contribuían en mayor medida a los costos y gastos porque necesitan de un costo administrativo y operativo grande ya que cada factura demandó un teléfono/contacto con el cliente, un proceso de carga al sistema, un alistamiento de la mercadería, una entrega, y luego un seguimiento de cobranza. También surgió que el plazo medio de cobranza era de 20 días contra los 9 de pago.

• Determinaron un punto de equilibrio para la distribuidora y para el mini-mercado

• Establecieron objetivos: De venta, cobranza, estrategias comerciales, política de compra y precios, política de financiación, política logística, incentivos para el personal en función a los objetivos definidos y política de incentivo a clientes para que compren por mayor cantidad.

Resultado final. Mayor rentabilidad y mayor dinero en la compañía.

Tips para la Organización Financiera

1-   Definir las necesidades y objetivos por orden de prioridades.

2-  Involucrar al máximo al capital humano de la compañía (compras, almacenes, logística, venta, administración).

3-   Definir roles, funciones y responsabilidades.

4-   Establecer metodologías de trabajo o procesos. Se recomienda comunicar al personal por escrito y explicar en persona.

5-    Armar un listado de productos que esté en consonancia con la descripción usada por los proveedores con el fin de facilitar la compra y actualización de precios.

6-   Implementar tecnología que permita automatizar el proceso de producción de la información.

En este punto los sistemas de gestión (ERP) junto con las lectoras de código de barra son muy importantes. En cuanto a códigos es importante definir un criterio de codificación y tener cuidado ya que los códigos  por productos en bulto y por venta unitaria suelen ser distintos.

7-   Proceder a realizar el inventario físico del stock y cargar en plantilla

Es importante que tengas en cuenta las descripciones del producto, sus códigos de barra y precios de compra y venta y sin ir más lejos para facilitar la toma de decisiones y control de la información deberías importar estos datos a un sistema de gestión . Colppy es una solución que ayuda y facilita este proceso.

8-  Importar la información al sistema de gestión.

Se tiene que capacitar a todo el personal sobre el uso del sistema y sobre las nuevas metodologías de trabajo. Es importante que se tengan bien definidas las funciones y responsabilidades de cada persona con el fin de asignar correctamente los roles dentro del sistema. A medida que se comienza a trabajar y a usar el sistema es muy probable que surjan cuestiones que impliquen modificar metodologías de trabajo y/o ajustar el sistema de gestión.

Con este tipo de organización, la empresa ya tendrá información útil para poder tomar decisiones en forma objetiva. La misma no será perfecta pero será útil para gestionar objetivamente la empresa, tomar más y mejores decisiones, además de tener un proceso claro que permita que aún con cambios de personal el proceso riga sin inconveniente alguno, permitiendo así llevar un flujo de información claro y preciso, además de mejorar y ayudar en las finanzas de tus productos.