Dividir para sumar: tips para organizar tiempo, espacio y dinero

Cuando nuestro proyecto empieza a tomar forma y nos lanzamos como emprendedores corremos el riesgo de no diferenciar entre los tiempos, los espacios y los movimientos de dinero de la empresa y los propios.

Adoptar algunos nuevos hábitos puede ayudarnos a mejorar nuestro sistema de gestión:

Así como habrá que administrar los tiempos para aprovechar el día de la mejor manera, así también habrá que separar nuestros gastos personales de las erogaciones de la empresa.

1. Balance de tiempo y espacio:

cuando no tenemos un horario que cumplir es fácil que los asuntos pendientes se acumulen y nos traigan consecuencias en nuestro trabajo y en nuestra salud. O bien nos abocamos absolutamente al trabajo y estamos “conectados” 7/24 o bien nuestro tiempo se escurre porque lo utilizamos para hacer otras tareas que nos distraen y no permiten optimizar el día laboral (de paso, evitamos la procrastinación)

Si en el comienzo estás trabajando desde tu casa, esta confusión se potencia con los encargos de la familia y con nuestras propias distracciones.

Para ello, hasta que puedas acceder a una oficina o a un local o, al menos, a un espacio diferenciado en tu hogar, la primera opción es ir a un bar con buena conexión a internet: con un mínimo costo, podrás abocarte a tus tareas y tendrás el espacio físico y mental para organizarte y avanzar con tu trabajo.

2. Servicios de Coworking:

una segunda opción es utilizar estos espacios de trabajo compartido, cuyo uso está cada vez más difundido, tanto en Argentina como en Colombia.

Esta elección no solo te dará “tu espacio” sino que permitirá el acceso a otras ventajas: un lugar para reuniones, una dirección postal, un servicio de secretaria y recepción de llamadas y la posibilidad de conocer otros profesionales y emprendedores y ampliar nuestra red de contactos. Todo lo necesario para trabajar de modo diferente, con comodidad.

3. Cuentas claras:

así como dividimos nuestro tiempo y espacio, es importante separar nuestro dinero. Es decir, diferenciar los gastos necesarios para el desarrollo del negocio de nuestros gastos personales. La actividad autónoma tiene compromisos de pagos y los ingresos dependen de las cobranzas de nuestras ventas.

En función a ese horizonte, habrá que evaluar de qué parte del dinero generado por el negocio dispondremos finalmente para nuestra vida personal. Se trata de definir cómo y cuándo nos asignaremos nuestra retribución y retiraremos fondos para los gastos personales.

Caso contrario, podría haber problemas cuando el banco alerte que estamos en descubierto o no haya fondos en la caja. Y, más aún, si trabajamos con un socio.

4. Cuentas bancarias diferentes:

para tener los números claros, lo mejor es abrir cuentas distintas para los movimientos de fondos vinculados con nuestro emprendimiento. Y tener también una caja chica por separado.

5. Anotaciones y registros:

a diferencia de nuestros gastos personales, la empresa tiene que cumplir con normativas legales y fiscales para operar con tranquilidad.

Sus ingresos y gastos tienen que estar respaldados por comprobantes; a partir de cierto monto, los pagos y las cobranzas deben efectuarse con la intervención de una entidad bancaria. Esos respaldos deben registrarse y quedar archivados, ante posibles verificaciones.

6. Información al alcance:

más allá de la obligación legal, la registración de esos comprobantes nos va a permitir conocer cómo marchan nuestros negocios.

Nos mostrará los créditos y las deudas, cuándo vencen, con qué fondos contamos, cuánto vendimos y cuántos productos hay en stock. Toda esa información tendremos a disposición si utilizamos alguna forma de registro de nuestra gestión, que se base en la contabilidad.

7. Ventaja insuperable:

basarse en la contabilidad tiene un beneficio inmejorable. Sintéticamente, cada transacción queda anotada en sus dos aspectos: tanto lo que ingresa a la empresa y su contrapartida. De esta manera contaremos con un elemento clave de la gestión: el control.

Separar tiempo, espacio y dinero puede ser una decisión útil para medir con claridad el esfuerzo que demanda el negocio y el rendimiento que produce.

Así, a partir de la información que obtengamos de nuestros registros podremos detectar los problemas y buscar soluciones oportunas. Para ello, lo más práctico es utilizar un sistema de gestión online al que podamos acceder desde cualquier dispositivo y lugar, en cualquier momento, con solo contar con conexión a internet.

Será práctico al momento de cargar las operaciones pero sobre todo resultará útil para ayudarte a conocer y controlar cada aspecto de tu negocio.