Parte #1: Todo lo que el emprendedor debe saber sobre la administración de su empresa
Emprender conlleva, en muchos casos, un agotamiento de recursos y una suma de riesgos que puede conducir a cierta tensión, y quizás un potencial fracaso de tu emprendimiento. Es por ello que conocer desde el primer paso cómo puede llevarse a cabo la administración sin tener que invertir más tiempo del que debería y contando con los recursos propios para hacerlo correctamente resulta fundamental.
Todo parte de una idea y de la decisión que se toma de ponerla en práctica. Las cuestiones vinculadas con la productividad y con la comercialización son los primeros focos de tu atención, incuestionables, pero cuando el intercambio entre compras de insumos y venta de productos, pago a proveedores y al personal sea cada vez más intenso, es momento de pensar que un orden hace falta.
El orden en la administración de un emprendimiento está relacionado con muchos factores:
- Permite visualizar de manera clara presupuesto e inversión.
- Ayuda a registrar sin errores las inversiones y los gastos.
- Evita pérdidas de la información.
- Ofrece datos actualizados para poder avanzar sobre terreno firme.
- Posibilita que se acceda a la información desde diferentes departamentos y que todos puedan intervenir tomando decisiones respecto de los que esos datos se presenta.
Estos son solo algunos de los factores que hacen imprescindible una administración de calidad. Sin embargo, muchos de los modelos que se tienen en mente sobre la gestión administrativa pueden no ser los más efectivos para lograr con eficacia todos los puntos que antes mencionábamos.
El problema de la carga de los datos
La carga de todos los datos sobre las transacciones comerciales que dentro de una empresa se realizan lleva no solo tiempo sino que también requiere de coordinación. ¿Por qué? Porque muchos son los sectores que se vinculan en función de las finanzas y no todos trabajan con los mismos tiempos ni con el mismo personal.
La gestión administrativa tiene que estar centralizada o en una sola persona o en un documento o plataforma que pueda operar como centro. En el caso de los emprendimientos sucede muchas veces que los inicios son más lentos en cuanto a datos necesarios de ser registrados y en cuanto a utilización de los datos de la administración como principios para evaluación o rendición de cuentas. Tal es así que puede no resultar necesario contar con un gestor administrativo o con un contador desde un principio pero hay ciertas cuestiones que no pueden evadirse y que tienen que realizarse correctamente. Es el caso de las declaraciones de impuestos o de la facturación que siempre tiene que contemplarse como un paso necesario para la permanencia de la empresa por largo tiempo y en buenas condiciones competitivas.
Cuando no se cuenta con un registro real de la carga de datos pueden suceder varias cosas: pueden perderse algunas operaciones sin ser registradas o pueden ocurrir que se registren datos de manera reiterada. En cualquiera de los casos todos los datos subsiguientes así como también la contabilidad final será errónea y no se reflejará en los números lo que realmente ha estado pasando.
Como consecuencia no solo estarán mal realizadas algunas de las liquidaciones de impuestos que se hagan sino que tampoco se sabrá a ciencia cierta en qué estado se encuentra el proyecto en relación con su rentabilidad.
El problema del intercambio de datos
Suponiendo que se logre cierto cuidado respecto de la carga de datos y que no haya fallas en la administración en ese aspecto, luego toda la información que se tenga tiene que estar disponible para su indagación, observación y análisis.
Claro que pocos datos se lograr compartir de manera sencilla a través de cualquier dispositivo transportable. ¿Pero qué sucede cuando la cantidad de registros comienza a aumentar? ¿Qué pasa cuando se actualizan de manera constante muchas variables? En el primero de los cuestionamientos podríamos decir que lo que sucede es que llegado el momento en que la información que tiene que transmitirse es mucha, cada vez se dificulta más su difusión. Para el segundo de los interrogantes el problema es aún mayor, puesto que los datos sin actualización darán cuenta de una realidad obsoleta e inexistente mientras que lo que se necesita es que los informes sean lo suficientemente frescos y reflejen el estado de situación.
Si ya tienes las manos puestas en un emprendimiento y eres el gestor de tu propia administración puede que estés transitando por alguno de los caminos antes descritos.
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