¿Por qué algunas empresas fracasan al contratar sistemas de gestión? (y por qué necesitan tener uno)

En la Argentina, cada vez son más las empresas que se animan a dejar sus viejas planillas de Excel y se lanzan a la búsqueda de un sistema de gestión que las ayude a simplificar sus procesos operativos. Manejarse con una única plataforma y volcar la información en un solo lugar no solo agiliza las tareas, sino que también permite cumplir con los requerimientos contables e impositivos, hacer un mejor análisis del negocio, tener previsibilidad y ordenarse de cara a posibles inversionistas.

Si llevás adelante una pyme y estás buscando un software para gestionar tu negocio, vas por buen camino. El retorno de la inversión está asegurado si tardás treinta segundos menos en realizar cada factura, si usás menos la impresora o la mensajería por moto, si ahorrás algunas horas por mes en hacer la conciliación bancaria, si sabés exactamente con cuánto stock contás o si detectás algún desvío a tiempo, entre otros ejemplos. Sin embargo, es importante que tengas en cuenta cuáles son los errores típicos que cometen las empresas que deciden hacer esta transformación en su operatoria.

Estas son las cuatro causas por las cuales las empresas fracasan en la implementación de un sistema de gestión:

1. Eligen una herramienta más compleja de la que necesitan

Un error común es contratar la herramienta más compleja. Muchas veces, las pymes caen en la tentación del “ya que voy a dar el paso, quiero el sistema con más posibilidades” y descartan herramientas más simples que solucionan sus problemas puntuales, son más económicas y más fáciles de implementar. La conclusión: invierten muchísimo en el software y, aunque les resulte tedioso, se obligan a utilizarlo por un tiempo hasta que, finalmente, lo abandonan. 

2. Contratan una herramienta insuficiente para ahorrar un monto insignificante

La cara opuesta del punto anterior: elegir un sistema que resuelve solo una parte de la operatoria para ahorrar un costo insignificante en relación a los ingresos de la empresa. Este caso es muy común en pymes que contratan facturadores o sistemas para el manejo de sus cobranzas que dejan sin resolver la contabilidad y varios de sus procesos. El “ahorro” inicial se traducirá en un costo extra, ya que la incorporación del sistema no cambiará la dinámica de trabajo, y las empresas seguirán padeciendo los principales dolores de su gestión.

3. No reciben el acompañamiento adecuado

Muy frecuentemente, la tarea de buscar un sistema recae en un empleado o proveedor del área de tecnología (también conocido como “el de sistemas”), quien, a su vez, se comunica con una empresa de software cuyo soporte e implementación corre por cuenta de especialistas provenientes del mismo sector. En ninguna parte de este recorrido se involucra un profesional administrativo o contable que pueda asesorar a la empresa en términos de lo que es útil para su trabajo diario y sus objetivos de negocio. 

4. No implementan a tiempo

Lo sabemos: un gran número de pymes invierte en un sistema que luego no implementa a tiempo porque va priorizando otras tareas. Esto es aún más común en situaciones que responden a los puntos 1 y 3 (una combinación peligrosa): sistemas complejos y poco asesoramiento. Con el soporte adecuado, las empresas pueden capacitarse progresivamente e implementar de a poco el nuevo sistema, sin dejar de trabajar en lo de todos los días.  

Recomendaciones

En primer lugar, las empresas deben autoexaminarse y reconocer cuál es el principal problema en su gestión y qué característica principal debería tener un sistema para resolverlo. En segundo lugar, buscar un sistema acorde a esa necesidad: ni incompleto ni más complejo “porque sí”. Además, es vital que ese sistema cuente con soporte administrativo, no solo tecnológico.

Nuestra propuesta: Colppy Plus 

Al detectar esta necesidad, hemos lanzado Colppy Plus. ¿En qué consiste? Es un servicio de profesionales administrativos y contables que conocen las problemáticas de los distintos tipos de industria. Ellos pueden ayudarte a identificar los puntos de mejora en tu operatoria e implementar las herramientas que los resuelven. Además, capacitan a tu equipo para que aprovechen cada funcionalidad al máximo. Contar con este apoyo inicial asegura la calidad de tus procesos administrativos de punta a punta. 

Por Brenda Leyton. Redactora, correctora y responsable de gestión de contenidos en Colppy.