Qué tener en cuenta cuando tu cliente abre un local

Cuando se trata de abrir un local de venta el Contador es el profesional consultado para todos los aspectos administrativos.

Es bueno que el Contador asesore desde el primer momento para analizar cuestiones que resultarán básicas para el futuro del nuevo negocio.

Inscripciones y altas

*AFIP: Si se trata de un nuevo contribuyente corresponderá tramitar la CUIT y dar el alta en los impuestos. Ese es el momento de definir y encuadrar la actividad que se desarrollará y evaluar si la inscripción se hará en Monotributo o en IVA y Ganancias.  

Para ello habrá que revisar si los parámetros y los ingresos proyectados permiten la inclusión en el Régimen Simplificado. Pero también habrá que analizar si, dado el margen de ganancia del negocio, puede llegar a resultar más conveniente estar inscripto en IVA y computar los créditos fiscales y deducir gastos. En ese caso, también hay que considerar la inscripción en el régimen de autónomos.

*Rentas provinciales

De acuerdo a la localización del negocio, corresponderá la inscripción en el impuesto sobre los Ingresos brutos, en el fisco provincial respectivo. 

Una vez obtenida la CUIT se puede iniciar el trámite. Cada provincia tiene su propia normativa, dictada por el código y la ordenanza fiscal. Según la jurisdicción, puede ser posible adherir  a un régimen simplificado provincial, si no se superan determinados parámetros. En algunos casos incluso es posible unificar el pago con el monotributo nacional. 

Si el régimen de monotributo provincial no resulta aplicable hay que analizar cuidadosamente la alícuota que corresponde aplicar.

Si la actividad se desarrolla en más de una jurisdicción entonces habrá que realizar la inscripción en el Convenio Multilateral. Debe considerarse que, si el contribuyente también realiza ventas por internet, se considera que existe sustento territorial en el domicilio del comprador y, como tal, el vendedor vende en la jurisdicción de la compra de utilización del bien o del  servicio, con lo cual corresponderá encuadrarlo en el Convenio.

*Rentas municipales

Los diferentes municipios tienen distintos impuestos que gravan la actividad económica. Se trata en general de las denominadas Tasas de Seguridad e Higiene o tasas de Industria y Comercio. 

Aquí pueden existir tantas variantes como municipios pero, en principio, habrá que analizar si se trata de un impuesto fijo o variable, en relación con el monto de ventas o algún otro parámetro. 

También hay que considerar que pueden existir tasas por publicidad en determinados municipios que también pueden impactar en el negocio. 

Facturación

Una vez definido el esquema impositivo y realizadas las inscripciones, hay que definir cuál será el sistema de facturación a implementar. 

Dependerá del tipo de actividad y la frecuencia de ventas a consumidores finales que resulte más conveniente utilizar un controlador fiscal de nueva generación o bien factura electrónica. En todo caso, habrá que evaluar el costo que implica, tanto respecto de la compra del controlador como del software que se necesite y su posterior mantenimiento mensual.

Adicionalmente, en cumplimiento de la normativa, habrá que habilitar un sistema alternativo de facturación. En ese caso, es el momento de analizar si el caso encuadra o no en la posibilidad de utilizar comprobantes manuales como resguardo.

Obligación de exhibir

Un punto importante son las disposiciones que los distintos fiscos establecen en relación con la obligatoriedad de exhibir determinada información. Es importante tenerlas presentes porque su incumplimiento puede generar sanciones.

Entre otras, podemos considerar:

*exhibición del formulario 960/D

es un formulario interactivo con un código QR que se gestiona en la página de AFIP. Deben estar exhibido en todos los locales que realicen operaciones con consumidores finales, impreso en tamaño A4 y en lugar visible. Debe exhibirse uno por cada controlador y además, si se cuenta con vidriera, debe exhibirse uno que pueda ser visto desde el exterior. En este caso, puede ser de un tamaño menor, en A6. 

*exhibición de constancias

ARBA exige exhibir una constancia de domicilio y una copia del pago del último período vencido del impuesto sobre los ingresos brutos que debe estar colocado en lugar visible del local donde se realizan las actividades. 

AGIP exige la exhibición del pago del último anticipo del régimen simplificado así como la constancia de adhesión.

*exhibición de carteles con leyendas comerciales

En función a distintas leyes nacionales y/o locales, tanto en provincia de Buenos Aires como en la Ciudad de Buenos Aires, también rige la obligación de exhibir distintos carteles donde se indique:

• los derechos de los consumidores, 
• la obligación de redondear el vuelto a favor del comprador,  
• la posibilidad de realizar cambios sin restricciones de horarios.

Para evitar posibles sanciones, conviene exhibir estos carteles apegándose a la letra exacta que cada normativa dispone.

De acuerdo a la jurisdicción, también puede existir la obligación de colocar determinada leyenda en el ticket de venta o factura a consumidores finales.

Por ejemplo, en la Ciudad de Buenos Aires la ley 3896/11 establece que se debe informar el teléfono gratuito  del Área de defensa y protección del consumidor de CABA.

Cobranza

Hay que tener en cuenta que, para las ventas a consumidores finales, rige la disposición de AFIP que obliga a aceptar tarjetas de débito y crédito, con lo cual se deberán realizar los trámites necesarios a fin de tener operativo el sistema de cobranzas.

Libros contables

Desde el inicio habrá que analizar cómo el negocio registrará sus operaciones. Si se trata de una sociedad deberá cumplir con las obligaciones previstas en la Ley de Sociedades, tanto respecto de los registros y libros contables como de los balances.

Pero si se trata de sociedades de hecho o de empresas unipersonales o personas humanas habrá que tener en cuenta que no solo es necesario que el sistema de registración genera los listados de iva compras e iva ventas para cumplir con las normas impositivas. Resulta importante contar desde el inicio con un sistema de registro que permita generar información contable tanto para el análisis de la situación impositiva y la preparación de las declaraciones juradas como para el análisis de la marcha del negocio y la toma de decisiones.  

Habilitación del local

Para funcionar, el local debe estar habilitado y, para ello, debe cumplir con los requisitos que exija cada municipio, de acuerdo a cada tipo de actividad. En ese caso, es siempre aconsejable que el  trámite de habilitación lo realice un gestor experimentado, que cuente con el conocimiento para asesorar sobre las diferentes exigencias a observar y los puntos a cumplir.