Cómo Reducir Costos en tu Empresa ¿Controlás todos tus gastos?

Todo empieza con la información contable: ¿Qué costos estas contemplando y cuáles no?

Nuestro sistema contable es la fuente básica de información acerca de los costos y gastos de la empresa. Ahí podremos ver, mes a mes, cuánto se gastó por rubro y por centro de costo, e individualizar las partidas con el objetivo de reducir costos.

Cuando la logística la realiza está tercerizada, muchas veces se contabilizan los cargos como un total mensual, sin desgranar cómo se componen, o sin tener en cuenta el detalle. En ocasiones incluso no se la contempla como un gasto fijo a la hora de poner el precio a nuestros productos.

En el detalle de lo facturado por la empresa de logística habrá gastos de envío, gastos de reposición por reclamo del cliente, devoluciones, publicidad y también comisiones ventas, comisiones cobranza, retenciones de impuestos no aplicables a las jurisdicciones en las que estamos inscriptos y una serie de conceptos que es útil abrir contablemente para tener en claro cuál es el verdadero costo de la venta.

Hay que tener en cuenta los costos de logística, tales como almacenaje, flete, envío y devoluciones, al momento de establecer el precio de venta o de analizar el margen de ganancia de un producto o de toda la empresa. 

Esta información resulta fundamental para conocer nuestro punto de equilibrio y, sobre todo, para no encontrarnos, más tarde que temprano, con que, en realidad, hemos estado trabajando a pérdida porque no hemos considerado costos “ocultos” incurridos para lograr nuestras ventas.

Hablar de logística es poner el foco en él detrás de escena de la venta y, en definitiva, de toda la empresa. De acuerdo con el tamaño y el tipo de negocio y con la actividad que se desarrolla, se necesitará implementar una logística diferente. 

Pero en todos los casos el éxito de una empresa depende de contar con una aceitada logística, que siempre es perfectible. El objetivo primario de la logística es que los productos vendidos lleguen al domicilio que el comprador indicó, en el tiempo acordado y con el menor costo posible.

Para que ello suceda es necesaria una dinámica coordinación de actividades que logre cumplir el objetivo: la satisfacción del cliente.

En tiempos de crisis o de alta competencia donde muchas veces es difícil subir los precios, hay que poner el foco en bajar los costos. El proceso de logística comprende una serie de actividades y facetas donde siempre es posible optimizar y mejorar, reduciendo costos. 

Las claves para reducir costos en la logística

Almacenaje

Comprende tanto el costo del depósito y sus gastos asociados, como el lugar donde se ubica cada producto, la rotación de artículos, el punto de stock, el inventario y el control de stock. Además del costo de los seguros y, sobre todo, del personal.

Aquí habrá que evaluar:

• Si la ubicación y el tamaño del edificio están acordes con las necesidades de la empresa.
• El diseño y la organización de las mercaderías dentro del depósito y cómo está aprovechado el espacio.
• Si es posible acceder con facilidad a los productos, si los artículos están correctamente identificados, así como las pautas para la reposición y guardado de los productos. 
• Es necesario analizar también el punto de stock: para cada producto hay que determinar cuál es el stock ideal. Tener demasiado stock que tarda en venderse, genera costos y capital inmovilizado. Las  mercaderías pueden desvalorizarse, pasar de moda o estropearse. Pero tener menos stock que el necesario, puede hacer perder ventas y, si la reposición no llega a tiempo, genera incumplimientos con el cliente. 

Por ello es importante que se analice tanto la venta histórica por producto como las necesidades y los cambios de gustos del mercado.

A veces un pequeño cambio puede redundar en un ahorro importante. 

Picking y packing

Comprende todas las actividades desde la llegada de una nueva orden de compra hasta que el pedido está listo para ser despachado.

En esta etapa hay que considerar los tiempos del proceso de picking: es decir, la búsqueda, selección y separación de los diferentes productos que conforman cada pedido. En la preparación se invierte mucho tiempo. 

Vinculado con el punto anterior y en función a los tipos de pedidos que la empresa recibe, habrá que analizar cuál es el mejor modo de almacenar y ordenar los productos en las estanterías. 

Una planificación adecuada de esta tarea reducirá los desplazamientos y los tiempos de preparación.

Reunidos los productos a despachar, llega el momento del packing. De acuerdo al tipo de bien y la forma de transporte, habrá que considerar qué tipo de embalaje se necesita para que los productos lleguen en forma óptima a destino. Habrá que elegir los materiales necesarios para proteger el envío y evaluar si es necesario material de relleno como protección. 

Luego corresponde un chequeo final, el cierre de la caja y el etiquetado para asegurar su llegada a destino.

Transporte

El transporte suele ser el punto álgido de la logística. Tanto por el costo como por la organización y el riesgo. Habrá que evaluar si, de acuerdo con la envergadura del negocio, conviene tercerizar las entregas o si se utilizará una flota propia.

Pero, en cualquiera de los casos, la planificación de la ruta es una tarea crítica al momento de evaluar los costos.

Las empresas pequeñas suelen contratar fletes. Cabe considerar que, si la contratación es habitual, habrá que evaluar el riesgo de futuros reclamos laborales ya sea del propio fletero o de los choferes que él contrate, de manera solidaria.

Correo

En ventas minoristas, una de las formas de entrega habitual, es el envío por correo. Habrá que analizar las opciones que existen en el mercado a fin de evaluar cómo están llegando los productos a destino.  Todo incumplimiento del correo afectará directamente nuestros costos y nuestra imagen ante el cliente.

Sistema de seguimiento de entregas

Para canalizar las consultas de los clientes y darles tranquilidad es bueno contar con un sistema de seguimiento de entregas que permita al comprador conocer en todo momento el estado de su pedido, la etapa en la que se encuentra y el tiempo estimado de recepción. 

Todo aquello que permita que el cliente se autogestione, redundará en una reducción de costos.

Gestión de devoluciones

Analizar a qué se deben las devoluciones y cómo se las gestiona puede permitir importantes ahorros de costos.

Es relevante revisar la estadística de devoluciones de compras para detectar si los pedidos preparados respondieron a lo efectivamente solicitado por el comprador.

Las devoluciones pueden deberse a que lo enviado no llegó a destino, a que se envió algo distinto a lo ordenado por el cliente, a que el producto llegó en malas condiciones o bien a que el cliente desconoce haber realizado esa compra parcial o totalmente.

En parte de estos casos habrá que ver si es procedente el reclamo ante el seguro y cuáles son los mecanismos para ello. Pero además habrá que ver cómo se recuperan los productos devueltos, a qué costos, con qué posibilidades de volver a venderlos o de recuperarlos parcialmente.

Tener en claro todos estos costos ocultos permitirá tomar acciones para reducirlos o, incluso, eliminarlos. 

En todos los casos escuchar a quienes realizan las tareas y revisar con ellos los distintos procesos permitirá implementar cambios y descubrir formas más eficaces y económicas para gestionar cada etapa.

Un costo más controlado

Optimizar la logística y reducir su costo significa un mejor control y más información sobre el precio al que debemos vender nuestros productos. El centro de costos de Colppy permite no sólo controlar este, sino todos los costos que hacen hacia la estructura de nuestra empresa.