AFIP: Tutorial y Primeros Pasos

Dedicamos mucho tiempo a preparar y revisar la información que tenemos que cargar en la página de AFIP para cumplir con las obligaciones de nuestros clientes. Muchos aún sin un claro tutorial de como manejarnos en este sitio.

Pero para los Contadores la página de AFIP también puede volverse una fuente de información incorporada a la rutina de trabajo. A veces nos encontramos con que no contamos con la información tal como la necesitaríamos, o la recibimos de manera parcial o incompleta y al límite del vencimiento.

Para ordenarnos, necesitamos volcar los datos disponibles en una planilla de cálculo y armar un papel de trabajo que le dé sentido al caos. En ese momento un tutorial de afip con información de bienvenida resulta particularmente útil:

Mis comprobantes: 

Todavía muchas empresas, no necesariamente pequeñas, llevan sus administraciones en un Excel, sin utilizar un sistema de gestión, lo cual obliga al Contador a extremar controles para evitar errores.

A partir de la generalización de la factura electrónica, en el servicio Mis comprobantes se pueden consultar los comprobantes emitidos y los comprobantes recibidos.

Comprobantes Emitidos: 

El sistema permite consultar los comprobantes emitidos por el contribuyente en un período no superior al mes. 

Como Contadores, este servicio resulta útil para verificar la consistencia del iva ventas que el cliente nos envía, tanto en el neto gravado como en el iva facturado. 

En teoría, debería coincidir. Pero puede no suceder. 

En algunos casos, se debe a algún error de parametrización del sistema que nuestro cliente utiliza. Por ejemplo, un comprobante generado puede tener “destildada” la opción iva ventas y, por ello, no aparecer en nuestro listado. Sin este cruce, no lo hubiéramos detectado.

En aquellos clientes que arman su información en planillas de cálculo, los errores se multiplican: planillas mal sumadas, notas de crédito con signo invertido o comprobantes omitidos. O, peor aún, los comprobantes de una empresa en la planilla de otra. 

Detectada la inconsistencia a tiempo, se puede consultar qué sucedió con determinado comprobante y resolver el tema antes de haber generado una declaración jurada.

Si no hacemos las liquidaciones mensuales del cliente, este cruce de información resulta indispensable al momento de la preparación o revisión de los Estados Contables. Lamentablemente el servicio solo permite bajar períodos mensuales con lo cual habrá que repetir 12 veces la tarea.

Esta revisión permitirá verificar montos de venta, débitos fiscales y pruebas globales de ingresos brutos. 

Comprobantes Recibidos

Esta opción permite consultar los comprobantes electrónicos emitidos a nuestro cliente.

Aunque es posible cruzar esta información con el iva compras, en este suele haber comprobantes de períodos anteriores registrados con posterioridad, que habrá que tener en cuenta en el análisis. Tampoco podemos verificar el monto de percepciones incluídos en el comprobante.

Al momento de preparar el balance, esta consulta nos permite revisar el crédito fiscal del ejercicio, encontrar comprobantes mal contabilizados o pasivos omitidos.

Consulta de Pagos

En aquellos casos en los que tenemos que contabilizar o validar las operaciones del ejercicio, resulta útil la denominada Consulta de pagos. 

La encontramos en Sistema de Cuentas Tributarias/Consultas/Pagos.

La consulta permite seleccionar impuestos, períodos o fechas de pago. También es posible consultar todos los pagos realizados. En este caso, podemos bajar un listado sin límites de tiempo ni de conceptos. 

Podemos exportar la consulta en un Excel y obtendremos un listado que informa: fecha de pago, impuesto, período e importe.  

El reporte es muy útil para tener un panorama de los cumplimientos impositivos del período.

Si el cliente no utiliza sistema de gestión, este archivo servirá como base para contabilizar los pagos. 

Con la fecha de pago, podemos identificar fácilmente si se trata de un pago en término o si necesitamos localizar el vep para verificar si se trató de intereses, multas u otros conceptos. 

Consulta de Compensaciones

Una de las consultas más requeridas por nuestros lectores, y que no podía no estar presente en este tutorial de AFIP. Esta consulta permite conocer las compensaciones realizadas en un período determinado. El sistema solo permite consultar dentro de un mismo año calendario. Si necesitamos otro corte temporal, habrá que hacer más de una consulta.

La opción la encontramos en Sistema de Cuentas Tributarias/Transacciones/Compensaciones. 

Podemos exportar una planilla de cálculo que muestra la siguiente información: fecha de la compensación, impuesto de origen, período de origen, impuesto, concepto y subconcepto de destino, período de destino e importe compensado.

Esta información nos da un panorama completo de lo compensado durante el ejercicio y puede servirnos de base para contabilizar estos movimientos. 

Aunque el cliente registre las operaciones en su sistema de gestión, las compensaciones, al no generar un movimiento financiero, suelen formar parte de los asientos que “prepara el Contador”.

Consulta de Retenciones y Percepciones: 

El servicio Mis retenciones es una de las consultas clásicas de la página web para corroborar la validez de las retenciones y percepciones, antes de su cómputo en las declaraciones juradas.

Pero además de utilizar la información para realizar ese chequeo, también nos permite:

• Identificar comprobantes pendientes de incorporar a la contabilidad o mal registrados. 
• Conocer la existencia de importaciones para solicitar copia de los despachos al cliente
• Cuantificar rápidamente los montos de retenciones para cruzar la consistencia de las acreditaciones bancarias con las cobranzas
• Saber que existieron operaciones no habituales a fin de consultar acerca de ellas. Por ejemplo, retenciones en concepto de pago de intereses. 

Porque el cliente es nuevo y no contamos con la información anterior,  o porque nos permite revisar la consistencia de los datos, o porque nos da un elemento más de control o porque hace un poquito más simple una tarea, a veces la página de AFIP termina resultando un sitio amigable para los Contadores.

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