Ayuda con tus facturas: simplificando el proceso

Facturar siempre es prioritario para nuestro emprendimiento o el de nuestros clientes.  Es por eso que hacer más fácil el proceso y agilizar las cientos de facturas con las que se enfrentan día a día resulta vital, desde la factura C a la E y todas las intermedias.

De acuerdo al tipo de negocio, será una tarea diaria, semanal o mensual. Si bien al administrar una pyme el tiempo nunca alcanza, es necesario organizarse y asignar a la facturación un bloque de tiempo en nuestra agenda.

Sin embargo, muchas veces, cuando finalmente nos disponemos a facturar, la página de Afip se cae, se desconecta, se traba y no nos permite avanzar.

Estas interrupciones no solo hacen perder tiempo sino también concentración. Nos llevan a cometer errores, desgastan la atención y nos dejan frustrados.

Si tenemos que hacer una factura con urgencia para enviarla al cliente no nos quedará otra que seguir intentando. Habrá que ir monitoreando para ver si la página funciona y podemos, finalmente, generar el comprobante.

Pero si se trata de realizar un proceso normal de facturación en nuestro sistema de gestión podemos utilizar la funcionalidad emisión de facturas en proceso. 

A primera vista el nombre no dice mucho. Tal vez podrían haberla llamado: “vos hace tus cosas tranquilo, que yo sigo intentando y te aviso” (pero hubiese sido un nombre un poco largo).

¿Qué significa?

Una vez que generamos las facturas, mientras nos ocupamos de otras tareas, Colppy buscará todas aquellas facturas en estado “Pendiente” (es decir, facturas terminadas a las que solo les falta la aprobación de la AFIP) y seguirá intentando que las autoricen hasta lograrlo.

Tres veces por día un proceso automático verifica si existen facturas pendientes e intenta obtener el CAE y generar el comprobante.

De esta manera con un constante chequeo y rechequeo, en algún momento se obtiene una respuesta de Afip

Si el comprobante es rechazado por AFIP, el sistema automáticamente enviará un mail al administrador del sistema para que resuelva el error. Esta será la primera instancia en que un humano deberá ocuparse del tema.

Si el comprobante es aprobado por AFIP y el sistema fue configurado para enviar las facturas a los clientes, el sistema enviará el email automático. 

Por eso, en el tiempo que dura este proceso, cuando se intente crear un nuevo comprobante (ya sea por descuido o error) y coincidan cliente, importe y fecha con alguno de los comprobantes pendientes, el sistema advertirá que ya existe una factura y el operador decidirá si quiere emitir una nueva o si, en realidad, está ahorrandose realizar otra vez el comprobante por error.

Repetir factura

Muchas veces las facturas que tenemos que emitir son repetitivas: a un mismo cliente le facturamos el mismo servicio, al mismo importe. Esto es muy habitual, aunque no excluyente, en las prestaciones de servicios o en las facturaciones de honorarios. 

En otros casos, una parte se repite y otra haya que cambiarla (probablemente, el importe). 

Con la opción repetir factura se puede elegir un comprobante ya generado en el sistema. Una vez seleccionado, podremos hacer las modificaciones que necesitemos y generar un nuevo comprobante. Si solo se trata de la fecha, el cambio será automático.

También las facturas que recibimos de nuestros proveedores pueden ser repetitivas. Con esta opción, se facilita la carga del comprobante: buscamos alguna de las facturas del mismo proveedor, seleccionamos repetir factura, modificamos los datos y guardamos el nuevo comprobante.

Factura recurrente

En ciertas actividades, los conceptos a facturar son absolutamente repetitivos y para un gran número de clientes. Se trata de abonos, cuotas o suscripciones cuyo monto no está vinculado a un consumo determinado.

En esos casos podemos utilizar la función factura recurrente. 

Indicándole ciertos parámetros al sistema, Colppy creará y procesará la facturación, actualizando, como en toda generación de comprobantes, las cuentas corrientes y la contabilidad.

Un sistema administrativo/contable no solo es vital para la gestión de nuestras empresas sino, sobre todo, para la gestión de nuestro tiempo.