Conciliación bancaria: tomando el control de tus movimientos de fondos

Seguramente sabes de qué se trata una conciliación bancaria y para qué sirve. Es un procedimiento que, tras comparar los movimientos registrados por el banco y por tu empresa, te permite analizar y explicar las diferencias. Como todo procedimiento contable, el objetivo es el control. En este caso, sirve para conocer de cuánto dinero realmente dispones.

La operatoria de una empresa es dinámica y, para realizar un análisis, es necesario efectuar cortes periódicos. En una administración ordenada es habitual efectuar una conciliación bancaria una vez al mes.

El punto de partida es simple: el banco anota las operaciones, tú también. Al cierre de cada mes, el banco pone a disposición de sus clientes el extracto, con los detalle de los movimientos del período. Es el momento de comparar los saldos de ambas partes.

Habitualmente, los saldos diferirán. Esto sucede por una cuestión temporal. Por ejemplo, depósitos efectuados el último día del mes que el banco acredita al día siguiente o cheques entregados a proveedores que aún no fueron cobrados.

Si del análisis surgieran diferencias no temporales corresponde examinar la documentación y registrar el evento.

Conciliación bancaria: herramienta básica de control

En una empresa pequeña los movimientos bancarios son la columna vertebral de la contabilidad. Los recursos administrativos son escasos y el Contador necesita apoyarse en información cierta para validar los saldos contables y respaldar sus informes.

Por eso la conciliación bancaria es una herramienta básica de control administrativo.

Como cada día hay más operaciones que se realizan directamente de manera online, la información que surge del banco no sólo da cuenta de los movimientos financieros. Gracias a la partida doble, esta información tiene gran importancia para la administración de tu negocio y para alimentar la contabilidad.

Los movimientos bancarios permiten:

1. Registrar las cobranzas de los créditos por ventas que los clientes efectuaron por transferencia bancaria,
2. Conocer los saldos por cobrar al día,
3. Verificar si existieron retenciones de impuestos. Si corresponden, se solicitarán los certificados de retención al cliente para deducir esos montos en los próximos pagos impositivos. Si no corresponden, se reclamará su reintegro lo más pronto posible para evitar perder ese dinero.
4. Registrar los pagos de los servicios que se efectúen por débito automático.
5. Verificar el pago de préstamos e intereses con los bancos.
6. Registrar la compra o venta de moneda extranjera.
7. Las inversiones de fondos y los intereses ganados.
8. Y cobranzas de las ventas realizadas con tarjetas de crédito o débito.

Por ello, en la pequeña empresa la conciliación bancaria es una herramienta básica que le permite al Contador saber que la contabilidad cuenta con información completa, ahorrando tiempo en detectar omisiones y facilitando la realización de su tarea.

Conciliación bancaria: un salto cuántico del siglo XX al siglo XXI

Hasta no hace demasiado tiempo atrás para realizar la conciliación bancaria era necesario esperar que llegara por correo el extracto bancario. Ese era el momento de comparar con la contabilidad y realizar el cruce de operaciones.

Entre la demora del banco, del correo y de la propia administración se perdía un tiempo valioso y la oportunidad de aprovechar esta valiosa herramienta en toda su dimensión. Con suerte, este análisis se realizaba mensualmente.

Ahora puedes utilizar esta herramienta para tener tu conciliación bancaria al día. Porque en la dinámica del siglo XXI no hay que esperar que llegue el extracto. Con solo darle la orden a tu software de gestión online, él se encargará de obtener diariamente los movimientos bancarios y poner a tu  disposición la información. Con un golpe de vista y de modo práctico y sencillo, tendrás a la vista el real panorama de tus finanzas.

Pasos para realizar una conciliación bancaria en Colppy

Con la funcionalidad de conciliación bancaria que Colppy proporciona puedes simplificar los pasos y aprovechar la funcionalidad de la tecnología para este análisis básico de la técnica contable.

Realizar una conciliación bancaria con Colppy es muy sencillo porque el sistema te permite:

• importar el extracto bancario o los movimientos diarios, según prefieras.
• llevar un detalle de las diferencias entre las operaciones registradas en la contabilidad de la empresa y las registradas por el banco
• realizar el asiento por las diferencias que corresponda registrar.
• generar un reporte con la conciliación para archivar como respaldo, da clic en el vídeo y conoce todos los pasos para generar la conciliación bancaria en Colppy.

Analizando el reporte

Es posible que haya movimientos sin cruzar porque fueron registrados por un importe diferente. Es un error común la inversión de cifras, por ejemplo.

Revisa la documentación y corrige el importe en la contabilidad, si corresponde.

También pueden existir registros duplicados u omitidos: cuando los detectes, procede a ajustar la contabilidad.

Ten en cuenta que, si operas con más de un banco, es posible que alguna partida esté registrada en el mayor contable de otra entidad. Corrige la imputación con un ajuste.

Aunque no es habitual, pueden existir errores del banco. En estos casos, efectúa el reclamo a la mayor brevedad y controla periódicamente si se resuelve.

Como resultado de este análisis y la posterior registración de omisiones y corrección de errores, solo quedarán como partidas conciliatorias aquellas que den cuenta de lo realmente pendiente:

-cheques emitidos y no cobrados

-depósitos no acreditados

-ocasionalmente, errores reclamados al banco

Adicionalmente, y de manera excepcional, quedarán partidas cuyos comprobantes se estén reclamando. Por ejemplo, si se emitió un cheque pero no se registró el gasto hay que localizar los comprobantes y contabilizarlos inmediatamente.

La importancia de realizar la conciliación bancaria

Conocer la real disponibilidad de dinero es fundamental para el éxito de tu negocio porque:

1. Evitarás girar en descubierto y pagar intereses.
2. Evitarás que te rechacen cheques por falta de fondos. Si esto sucede no solo tendrás que pagar una multa sino que te quedará el antecedente registrado.
3. Si existen excedentes podrás realizar colocaciones de corto plazo, como los Fondos comunes de inversión, o adelantar el pago a un proveedor, obteniendo un descuento en la factura

Para ello es necesario controlar periódicamente los movimientos de fondos y verificar su correcto registro. Puedes anotar las operaciones en una planilla de Excel y compararlo con el extracto. Aunque corres el riesgo de omitir o perder movimientos.

Pero si utilizas un sistema de administración online como Colppy, tendrás las ventajas de estar respaldado por la contabilidad al registrar y analizar tus operaciones. Y puedes contar con funciones que facilitan la realización de controles y el panorama de tus finanzas.

En definitiva, un sistema que te acompaña en el control de tu gestión de fondos y te brinda la posibilidad de tener un panorama claro del dinero con el que cuentas.