Excel vs. Sistemas Contables Online

Las pequeñas empresas suelen comenzar usando Excel, pero todos sabemos que eso es solo viable hasta un cierto punto.

Como todo, a medida que crece, tu negocio necesita evolucionar.

En este artículo vamos a explicarte por qué las organizaciones más sabias están pasando de Excel a un sistema de gestión contable online.

¿Por qué Excel no es una solución a largo plazo?

Excel puede hacer muchas tareas, es de fácil acceso y es muy usado en el mundo de los negocios. Esta es una realidad que hay que admitir, sin embargo, en el momento en que la cantidad de planillas creadas superan lo que somos capaces de manejar los problemas comienzan a aparecer y son muchos.

Los Problemas de usar Excel como sustituto de un sistema contable online

Generar una hoja de Excel que cumpla con todos los requisitos financieros requiere mucha planificación. Se necesita tiempo para configurarla, como por ejemplo la inclusión de reportes de gastos, de ingresos o de facturas. De esta manera, puedes encontrarte en una situación en la cual constantemente necesites agregar o cambiar información en tus planillas.

En Excel, necesitas saber exactamente cómo vas a usar los datos antes de empezar, ya que no hay flexibilidad para una configuración posterior. Deberás saber cómo quieres llamar a los reportes y las celdas que desees imprimir. Además, piensa que muchas veces los reportes los necesitas urgente.

En las planillas de Excel es fácil cambiar la información y difícil controlar quién hace los cambios.

Aparecen problemas de velocidad cuando se trabaja con mucha cantidad de información, cuando se combinan muchas hojas de cálculo o cuando incluyen macros.

No se integra con otras aplicaciones de pequeñas empresas, que pueden ayudarte hacerte el trabajo mucho más fácil.

Las transacciones son difíciles de encontrar en el Excel. Al no reconocer algo que en contabilidad sabemos que es fundamental, la partida doble, es necesario buscar en diferentes planillas todo lo que fue sucediendo con una misma transacción.

¿Por qué el software contable online como Colppy es mejor para el negocio?

Te contamos algunas razones que creemos que son las principales.

No es solo fácil de usar, sino que también es preciso. El software en la nube está diseñado para ser económico y adecuado para las necesidades de tu pequeño emprendimiento comercio o empresa.

Puedes tener usuarios ilimitados, pero pueden acceder solo a cierta información, lo que te permite resguardar los datos sensibles. Por otro lado, te garantiza la máxima actualización ya que el resguardo de los datos se hace a la noche en servidores que son muy seguros. Así, no necesitas tener un lugar para guardar la información en tu empresa, lo cual puede resultar costoso.

Hay pocas posibilidades de fraude usando un software contable, ya que permite saber quién hizo algo y cuándo.

Sacar reportes resulta más fácil y toma menos tiempo. Ganancias y pérdidas, balances, reportes de gestión, se generan con un simple click.

¿Por qué un software contable es mejor que un Excel?

Ahora vamos a ver una lista sobre los 5 puntos fuertes de Colppy + Bonus:

1. Es más confiable

Un sistema fácil de usar es uno que no tienes que configurarlo tú mismo y que te da confianza desde que comienzas a usarlo. Cuando tienes una clara visión de tus números desde el comienzo, no tienes que preocuparte por tomar decisiones basadas en información errónea.

2. Tu información es precisa

La información financiera de tu compañía se guarda en un lugar central – online, en la nube. Esto evita que cada uno de tus colaboradores, socios o contador esté accediendo a datos desactualizados. Toda la información a la que se accede es en tiempo real.

3. Reportes

Puedes obtener los reportes que necesites en cuestión de unos pocos clicks – no necesitas esperar a fin de mes. Estos reportes son fáciles de ver y de compartir tanto con tus socios o con tu contador que seguramente requiera frecuentemente información de cómo se están registrando tus movimientos para luego poder liquidar impuestos, sueldos o presentar tu balance.

4. Se sincroniza con otras aplicaciones de negocio

Cuando usas software de la Nube, aprovechas las aplicaciones que se sincronizan con tu información financiera. Por ejemplo, si en tu empresa utilizan un sistema de cobranzas online “Carrito de Compras” puedes fácilmente registrar tus ventas automáticamente. Si vendes por MercadoLibre, Colppy te va a permitir registrar lo que vendes con dos clics y facturar lo que necesites evitando una doble carga.

5. Acceso a tus datos en cualquier lugar y momento

Le puedes dar acceso a cada miembro de tu empresa, acceso a tu información online desde cualquier lugar y en cualquier momento (mientras cuenten con el permiso). El software en la nube te permite compartir tu información financiera con tus empleados, contador o con quien te lleva los libros…

Bonus: Y… Colppy te ayuda a crecer más rápido

Por eso nuestro lema es “Queremos Ayudarte a Crecer”. Es cierto que cambiar la manera en que llevas tu negocio puede ser difícil y todo cambio implica enfrentar un desafío, pero los beneficios son enormes.

En conclusión. Excel no fue pensado para reemplazar los sistemas contables, es ahora el momento de que le des a tu empresa el lugar para crecer y tener éxito, sin restricciones.¿Cuáles de los beneficios del Sistema de Administración Online te parecen más atractivos?

¿Tenés dudas?