La contabilidad online llegó para quedarse

Como Contador no hay mejor herramienta para gestionar la información financiera que un software contable. Sin embargo, uno de los grandes problemas ha sido no poder acceder en tiempo real para tomar decisiones al instante, dada la velocidad con la que fluyen los negocios hoy en día. 

¿Qué es la contabilidad online?

La contabilidad online está en auge dado los ahorros que representa para las pequeñas y medianas empresas que quieren estar a la vanguardia. Hoy los negocios corren a una velocidad que hace años parecía imposible, pero los avances en la tecnología y el impacto que está teniendo internet en los negocios, hace que surja la necesidad de tener información al instante para tomar las decisiones en las compañías.

Pensemos cuando tenemos una reunión con un cliente que no nos ha pagado y queramos llegar a un acuerdo rápido… ¿no sería genial que solo tuviésemos que tomar nuestro celular y poder ver el monto total de lo adeudado con el respectivo detalle de edades de cartera sin recurrir a abrir un Excel en un dispositivo móvil? Estas son algunas de las ventajas de este modelo y a continuación haremos detalles de otras.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad online?

• Accesibilidad: ésta sin duda es lo mejor de un sistema contable online o sistema contable por internet. La posibilidad de acceder a la información en cualquier momento o lugar representa un valor agregado muy importante porque permite tomar decisiones con la información en tiempo real. Situación que no sucede en un sistema tradicional por todo lo que representa generar y reportar información.
• Ahorro: y no solo desde la perspectiva económica sino también desde la perspectiva de tiempo. Estos sistemas de contabilidad online son más económicos que los sistemas tradicionales dado que estos últimos requieren mantenimiento de los servidores propios de la compañía. Los ahorros en tiempo son notorios pues la información está en tiempo real y el acceso a reportes es más amigable, todo desde tu dispositivo móvil u otro computador, contrario al modelo actual donde la información se custodia en unos computadores determinados.
• Seguridad de la información: el hecho de que la información esté en la nube y que sean los servidores de los proveedores quiénes ejecutan este proceso te quitan dos dolores grandes bajo el modelo actual: te evitas el proceso de hacer el backup y te ahorras dinero en la inversión de seguridad de tu información.

Problemas del modelo actual

El modelo actual en el que se gestiona la contabilidad tiene algunas dificultades que a continuación vamos a enlistar y que sin duda le dan un punto a favor a la contabilidad online:

Falta de información en tiempo real

uno de los grandes paradigmas que siempre ha tenido la contabilidad durante el transcurso de un período es la frase: “la contabilidad está al día” y es que al momento de reportar resulta dispendioso generar todos los días un auxiliar en excel, modificarlo para hacerlo un reporte y luego reenviarlo a la persona quién nos pide la información. Bajo el modelo de contabilidad online basta con ingresar los datos de acceso y se podrá ver en la pc o dispositivo móvil la información sin necesidad de saturar su bandeja de correo con archivos diarios.

Puntos de acceso

Bajo el modelo actual, al estar los software ligados a un servidor genera restricciones a la hora de poder consultar información. Esta restricción irrumpe con el dinamismo actual de los negocios, dado que los mismos se cierran en segundos. ¿Cuánto tiempo debemos esperar para recibir información y poderla poner a la orden para concretar un negocio? Quizás en ese tiempo ya nuestra potencial contraparte haya encontrado otro tercero con quién cerrar el negocio porque tenía su información en línea y disponible en su celular mientras charlaban en un café.

Riesgos en la seguridad de la información

¿Cuántas veces las compañías se han visto en la necesidad de re-imputar una información por qué no se hizo el backup? Seguramente muchas y los reprocesos tienen un costo para las compañías volviéndolas menos eficientes en la gestión de información. Se pierde tiempo que se pudo haber destinado a analizar y dar un valor agregado a la información que genere impacto en las empresas. Esto se mitiga con la contabilidad online. Los backups son realizados directamente por los servidores del proveedor de software generando ahorros en tiempo y dinero.

Actualizaciones de la versión

Generalmente, cuando los software implementan actualizaciones en la versión por diversas razones, estas generan problemas en los clientes ya que algunos procesos cambian o se descubren fallas que generan caos en los usuarios. Esta situación desaparece bajo el modelo de contabilidad online, ya que las actualizaciones son automáticas; evitando que el cliente deba destinar tiempo en la instalación de las mismas.

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