Todo lo que necesitás conocer para presentar las declaraciones de Agente en ARBA

Es habitual que, como Contadores, tengamos a cargo las declaraciones juradas de Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires. 

Existen 30 regímenes encuadrados como agente de recaudación. La mayoría son específicos y corresponden a sujetos y actividades puntuales.

Pero hay 2 muy difundidos donde estarán encuadrados muchos de nuestros clientes: los regímenes 6 y 7, correspondientes a las actividades de agente de retención y percepción, respectivamente. 

En este artículo encontrarás todo lo que tenés que tener en cuenta al momento de preparar y presentar la declaración jurada. 

Cuándo vencen

El régimen de agentes de retención es de presentación quincenal. 

Como pauta general,  la declaración jurada correspondiente a la primera quincena del mes vence el 24 del mismo mes. Por su parte, la declaración jurada de la segunda quincena, vence el día 10 del mes siguiente. 

El régimen de agente de percepción es de presentación mensual y el vencimiento opera el día 10 del mes siguiente. 

Aunque por una cuestión administrativa lo habitual es percibir con el régimen de lo devengado, existe la posibilidad de que la empresa haya optado declarar por lo percibido. Hasta el período fiscal agosto 2020, la declaración jurada es quincenal y vence el mismo día que las declaraciones quincenales de agente de retención.

A partir del período septiembre 2020 el vencimiento es mensual, el mismo día que aquellos que declaran por el régimen de devengado.

Aunque estas son las fechas habituales de vencimiento, siempre conviene verificarlo al inicio de cada mes.

Es importante tener en cuenta que la obligación de presentar las declaraciones juradas subsiste aunque no existan operaciones en el período. 

Preparación de la declaración jurada

El momento de preparar la declaración jurada es donde el ojo entrenado del Contador agrega valor. Aunque depende de la envergadura del cliente y su sistema de gestión, siempre es necesario revisar la información disponible y validarla. 

Análisis de la información

1) en la medida de lo posible, siempre trataremos de chequear la información con 2 fuentes. A fin de validar las operaciones a declarar, conciliaremos, por ejemplo:

• el mayor contra el reporte de operaciones
• o bien la contabilidad contra el libro iva ventas
• o los comprobantes contra el detalle que hayamos obtenido.

2) además es importante tomar una muestra y verificar si las alícuotas aplicadas coinciden con las del padrón correspondiente al mes del que se trata. 

Hay que tener en cuenta que, aunque el sistema de Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA) solicita la base imponible y la percepción, no realiza esta verificación.

Qué hacer con las devoluciones

Respecto de las anulaciones estos regímenes funcionan de manera diferente.

La devolución de retenciones  no puede descontarse ya que el sistema no admite deducciones.

Si en la quincena hubo anulaciones que corresponden al mismo período, la única opción es no cargarlas, dejándolo asentado en papeles de trabajo. 

Pero si la devolución corresponde a una retención efectuada en una quincena anterior, no hay forma de descontarla en la declaración jurada. 

Por eso es importante definir con claridad si corresponde o no retener al proveedor. Para ello el momento oportuno es cuando se carga la factura de compra del bien o servicio. Si la entrega del bien o la prestación del servicio se realizaron en la jurisdicción provincia de Buenos Aires, corresponde retener.

Si, al momento de emitir la orden de pago, se retuvo en exceso, el proveedor nos va a reclamar. Si hay que devolverle el dinero y ya fue declarado, el agente no podrá recuperar el monto reintegrado.

En cuanto a las percepciones, es posible generar notas de crédito siempre que cumplan una de estas 2 condiciones:

• que se trate de una anulación total de factura
• que se realice un ajuste por haber aplicado oportunamente una alícuota errónea.

Para computarlas en la declaración jurada, habrá que verificar que las devoluciones cumplan con lo requerido.

Presentación de la declaración

Las declaraciones juradas se presentan vía web en la página de Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA) con clave fiscal CIT.

Para empezar una declaración es necesario entrar  en la opción Obligación principal/Declaración jurada/Inicio. 

Se deberá indicar: 

• Impuesto: Ingresos Brutos
• Actividad: se desplegarán los regímenes en los que el contribuyente está inscripto. Agente de retención 6, agente de percepción 7.
• Luego deberá ingresarse Año, mes y, de corresponder, quincena.

En la pantalla siguiente el sistema ofrecerá dos formas de carga: manual y por lote.

Carga Mixta

Resulta una gran ventaja que el sistema permita una carga mixta.

Se puede cargar por lote y manual así como permite cargar varios lotes. Esto facilita en gran manera el trabajo ya que, si fuera necesario, permite resolver errores que surjan de la importación mediante una con carga manual, sin necesidad de realizar un nuevo procesamiento del lote.

Carga manual

Altas

Con número de sucursal se refiere al punto de venta. Con número de emisión, al número de comprobante. 

Cuando se trata de pocos comprobantes es posible que resulte más sencillo cargarlos de manera manual. 

Datos que requiere la carga web

Sin embargo, aunque el aplicativo web no requiere muchos datos, la carga resulta engorrosa por los siguientes motivos:

• CUIT: el número de CUIT se carga en 3 partes diferenciadas: el identificador inicial, el número medio y el dígito verificador. Tras cargar “cada parte” es necesario movilizarse con la tecla TAB o el mouse para poder avanzar. Si hay más de una operación con la misma CUIT, hay que cargar todo nuevamente. El sistema no ofrece la posibilidad de repetir la última CUIT cargada. Es decir, que hay que cargar el CUIT tantas veces como operaciones se necesitan cargar con ese sujeto, aunque resulte poco práctico.

• Fecha: para cargar la fecha es posible marcar el día en un calendario desplegable. Sin embargo, el calendario siempre está posicionado en el mes en que se declara. Cuando las operaciones corresponden al mes anterior (lo cual siempre ocurre cuando se declara la segunda quincena en retenciones y cuando se declara el mes de percepciones), con cada operación el calendario vuelve al día de carga, obligando a un engorroso retroceso. Otra opción es cargar la fecha manualmente pero en ese caso es necesario cargar la fecha completa con las barras inclinadas, es decir, 10 dígitos.

A pesar de que el sistema  solicita información de la base imponible y del monto de la percepción, no se realiza validación de la percepción efectuada. Con lo cual, si hubo un error no nos alertará.

Modificaciones

El sistema también prevé la posibilidad de realizar modificaciones en forma manual.

Para localizar un comprobante cargado, se deberá ingresar:

Retenciones: CUIT del retenido, sucursal y número de comprobante. Solo pueden modificarse fecha e importe. Si fuese necesario modificar otro ítem es necesario eliminar el movimiento y cargarlo nuevamente. 

Percepciones: hay que cargar sucursal, número de comprobante, tipo de comprobante y letra. Solo pueden modificarse fecha, base imponible e importe percibido. Si es necesario modificar otro ítem habrá que eliminar el movimiento y cargarlo nuevamente. 

Eliminaciones

También es posible eliminar movimientos cargados.

Retenciones: se deberá ingresar el número de CUIT, sucursal y comprobante. Si los datos son consistentes, el sistema traerá el comprobante cargado y permitirá su eliminación.

Percepciones: habrá que cargar la sucursal, número de comprobante, tipo de comprobante y letra. El sistema traerá el comprobante y podrá ser eliminado. 

Tanto las modificaciones como las eliminaciones pueden realizarse en partidas cargadas de forma manual o en lote.

Carga en lote

Cuando hay varias operaciones, es imprescindible utilizar la carga en lote. No solo por el ahorro de tiempo sino también porque se evitarán errores. 

El sistema permite cargar en lote y, si nos resulta más práctico, es posible subir lotes parciales. Para ello hay que contar con un archivo txt con este diseño de registro.

Para armar nuestro propio archivo podemos usar planillas de cálculo para cargar las operaciones. Luego, utilizando la función Concatenar, armar una fórmula para reunir los datos, copiarlos en un bloc de notas y armar el txt.

Claro que nada facilita más la vida que el hecho de poder bajar un txt directamente desde un sistema de gestión.

Por ejemplo, para hacer la declaración jurada con Colppy contás con:

• el mayor de la cuenta percepciones o retenciones
• un reporte de percepciones o retenciones para bajar en excel,
• y también el archivo txt para utilizar en la importación.

Armando el archivo de importación

A diferencia de otras declaraciones donde, una vez que tenemos el txt, podemos subir directamente la información a la declaración jurada, Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA) tiene pasos adicionales. 

Nombre

Obtenido el archivo txt, es necesario renombrarlo y transformarlo para poder utilizarlo. 

El sistema utiliza una estricta nomenclatura para denominar cada lote. 

La estructura es AR-CUIT-PERÍODO-ACTIVIDAD-LOTE.txt donde

(AR: indica Agente de recaudación y debe indicarse de esa manera. CUIT debe colocarse la CUIT del Agente, sin guiones. Período: refiere al período que se está declarando. Requiere utilizar el formato AAAAMMQ, donde Q es quincena. Se debe indicar 1 para la primera quincena, 2 para la segunda y 0 si es mensual. Actividad: indicar el régimen, sin cero. Lote: indicar el lote con numeración secuencial)

Como a partir de septiembre 2020, la presentación del régimen de percepción por el método de lo percibido será mensual, habrá que cambiar la nomenclatura en el nombre del lote. Si es una declaración por devengado se deberán indicar como actividad D7; si es una declaración por lo percibido P7.

Aunque todavía tengamos que hacer dos pasos más para obtener el archivo a importar, este es el momento de revisar que el nombre cumpla con la estructura obligatoria.

Si el nombre tiene una mínima diferencia, el sistema rechazará automáticamente el lote. Para renombrarlo habrá que volver a partir del archivo txt y escribir el nombre como exige el sistema. Luego habrá que volver a zipearlo y generar nuevamente el código hash.

Zipeado

Obtenido el archivo txt con la denominación exigida por Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA), hay que compactarlo en formato zip. 

Código hash

Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA) exige que el archivo sea subido al Genhash para agregarle un código MD5 al nombre. Para ello hay que tener instalado el programa Genhash en la pc. Si no lo tenemos, podemos obtenerlo de la propia página del organismo.

Una vez transformado el archivo se puede subir a la página. Si el nombre es correcto, el lote no está repetido, y fue zipeado con código hash, el archivo será aceptado. 

Aparecerá un cartel indicando que hay que esperar 2 horas para el procesamiento de los datos.

Rechazo y aceptación

Si Agentes de Recaudación de Provincia de Buenos Aires (ARBA) no detecta inconsistencias en el lote, transcurridas las 2 horas, la página indicará “operaciones sin errores”.

Si detecta inconsistencias, aparecerá la leyenda “Hay operaciones rechazadas” y la posibilidad de descargar el archivo con el detalle de los errores. Se puede eliminar el lote completo y, una vez corregido, volver a cargarlo.  

El archivo de errores es un txt, que puede abrirse en un bloc de notas. En cada registro rechazado, se indica el error detectado.

El proceso se repetirá con cada uno de los lotes. 

Puede resultar útil usar más de un lote, para validar en forma parcial, sobre todo si la  información proviene de distintos orígenes. 

Por ejemplo, si la empresa cuenta con un sistema para las operaciones mayoristas y un sistema diferente para las  ventas minoristas que se realizan con controlador fiscal, es más práctico preparar lotes separados que tener que fusionarlos.

Presentación

Una vez cargadas todas las operaciones en forma manual, por lote o ambas se pulsará “cerrar”. 

El sistema informará el monto total de lo declarado, que podremos verificar con el total de nuestros papeles de trabajo. 

Si fuera necesario es posible descargar un archivo con todas las operaciones cargadas en la declaración jurada y utilizarlo para localizar las diferencias. Si coincide enviaremos la declaración jurada.

La pantalla siguiente permitirá descargar la constancia de la presentación y generar la liquidación para generar el pago.

Rectificativas

Para hacer una rectificativa hay que abrir un período ya presentado. 

Una vez abierto se pueden agregar, modificar o eliminar las partidas cargadas y proceder de la misma manera que en una declaración original.

Tener a mano estos pasos te ayudará cuando tengas que hacer la próxima declaración jurada de ARBA, te permitirá ahorrar tiempos y evitar errores.

Por Silvina Schvartz.  Redactora. Contadora Pública freelance. Con su experiencia en tareas impositivas, asiste a departamentos impositivos de empresas y a estudios contables.