Outsourcing contable: las ventajas de tercerizar tareas contables

Toda empresa necesita contar con una contabilidad ordenada tanto para cumplir con obligaciones legales como para respaldo de sus liquidaciones impositivas. 

Pero sobre todo, la contabilidad es el instrumento básico de control y monitoreo financiero de una entidad y es la fuente de información esencial para conocer la marcha del negocio y tomar decisiones.

Claro que no siempre la estructura del negocio permite dedicar recursos a tener la contabilidad organizada y actualizada.

Las tareas del día a día no dejan tiempo para registrar las operaciones y, muchas veces, se la considera una tarea menor o molesta.

Sin embargo, contar con una Contabilidad al día es tan necesario como cualquiera de las otras actividades de la empresa. Solo que, al ser silenciosa, suele no llevarse la atención que merece y queda desplazada por la vorágine diaria.

Por eso una opción cada vez más difundida entre las Pymes es recurrir al outsourcing contable y tercerizar la Contabilidad. 

Es decir, externalizar las tareas vinculadas a tener al día los registros y libros contables y a la preparación de los informes financieros que se necesiten, dejándolos en manos especializadas.

Opciones

Muchas empresas contratan un Estudio Contable para que liquide sus obligaciones fiscales y los sueldos, así como para la auditoría del balance anual.

En estos casos, la empresa debe suministrarle información y preparar sus balances, con lo cual es necesario que haya registrado sus operaciones, analizado las cuentas contables y preparado los reportes que se necesiten.

Más allá de estos requisitos que podemos denominar legales, toda empresa necesita contar con información, independientemente del tamaño. 

Es esencial conocer el estado y evolución de los ingresos, gastos, costos, cobranzas y pagos en forma oportuna para conocer la marcha del negocio, analizar desvíos, realizar controles, verificaciones, planificar y gestionar la marcha del negocio. ¿Cómo podría determinar el precio de un producto si no se conocen los costos?

Toda esa información surge de la Contabilidad que, por su propia naturaleza, es la fuente de la información y del control.

Tipos de tareas a externalizar

Hay un abanico de procesos que se pueden delegar en un externo. En principio, no deberían ser tareas propias a la dinámica del negocio, como facturar, cobrar o pagar. Siempre dependerá de la actividad y organización de la empresa qué tipos de tareas pueden externarse.

Pero siempre es posible delegar en terceros aquellas tareas que están detrás de la actividad del negocio tales como la gestión administrativa, la preparación de la información para la liquidación de impuestos, la registración de cobranzas y pagos, las conciliaciones bancarias, las registraciones contables, los análisis de cuentas, preparación de balances, y toda actividad de soporte administrativo que conlleve un conocimiento técnico.

¿Cómo funciona el outsourcing contable?

Este tipo de servicios suelen ser llevados a distancia, de manera virtual. 

Habitualmente el profesional externo tiene acceso al mismo sistema de gestión que utiliza la empresa y a la documentación necesaria para su tarea. 

A veces este servicio puede ser prestado por el mismo Estudio Contable a cargo del balance y otras veces puede contratarse a un profesional autónomo que, a su vez, también funcione como nexo entre la empresa y los requerimientos de información del Estudio.

Ventajas para la Pyme en tercerizar el trabajo contable

Ahorro de costos: para la empresa resulta más económico tercerizar el servicio de Contabilidad que contratar un Contador interno en relación de dependencia. Esto se suma a que, muchas veces, la envergadura de la empresa no permite invertir en ello o, en función al tipo de trabajo, puede resultar un recurso desaprovechado ya que no son necesarias tantas horas de trabajo profesional.

Ahorro de tiempo y energía: permite que la empresa dedique todos sus esfuerzos a las tareas que hacen al corazón de su negocio.

Servicio especializado: al contratar un profesional se mejora la calidad de la información y se evitan errores e incumplimientos porque se tiene la ventaja del conocimiento especializado de quien brinda el servicio sumado a la eficiencia y actualización.

Hay mayor control de la operatoria de la compañía, producto de la participación del profesional externo.

Posibilidad de anticiparse a los problemas para reducir contingencias.

Las empresas medianas y pequeñas son las que suelen encontrar una solución adecuada en la contratación de un servicio externo de contabilidad. Esto les permite acceder a información de calidad a la difícilmente acceden si la quieren generar internamente, al mismo costo.