5 Tips de Facturación que tenés que saber

Sabemos que las normativas de facturación van más allá de la obligatoriedad de emitir comprobantes electrónicos.

Por eso les compartimos estas 5 premisas, como ayuda memoria, como repaso o, simplemente, como check list de control.

Tiempos de emisión y entrega

La norma establece plazos para la emisión de factura de acuerdo al tipo de operación:

• Ventas de cosas muebles: hasta el último día del mes en que se entregó el bien (o quedó a disposición del comprador)
• Locaciones y prestaciones de servicios: hasta el día en que finaliza la prestación del servicio o el día de cobro, el que fuera anterior.
• Servicios continuos: son aquellas prestaciones de servicios que no tienen un plazo determinado de finalización. En estos casos, la factura deberá emitirse hasta el último día del mes calendario, excepto que se hubiera cobrado con anterioridad, lo que adelanta la obligación de efectuar el comprobante.
• Locaciones de cosas: hasta la fecha de vencimiento del pago del alquiler de cada período.
• La entrega del comprobante debe realizarse dentro de los 10 días corridos a partir de la fecha de emisión.

En el caso de ventas con consumidores finales, la factura deberá emitirse en el momento en que se realiza la operación, entendiéndose como tal la fecha de pago o la entrega, la que fuera anterior.

Remitos

La mercadería siempre debe trasladarse con un remito donde se indique el destino y el detalle de los bienes. 

Para ser válido el remito debe estar identificado con la letra R y tener CAI vigente.

Si se realizan traslados dentro de un mismo predio o parque industrial, los bienes deben estar identificados con remitos X.

Es importante tener en cuenta que todo bien que la empresa traslade, debe estar siempre acompañado del correspondiente remito aunque su destino no sea la venta.

Margen para facturar

Para que la factura se emita en el período que corresponda, es posible seguir emitiendo comprobantes en el mes siguiente, con fecha del mes anterior.

• En el caso de venta de bienes: hasta 5 días.
• En el caso de prestaciones de servicios: hasta 10 días.

Esto permite un correcto devengado de las operaciones y del nacimiento del hecho imponible.

Hay que tener en cuenta que, si se emitió algún comprobante con fecha del nuevo mes, ya no podrán emitirse comprobantes con fecha del mes anterior, aunque se trate de otro punto de venta u otro tipo de comprobante.

¿Recibo o factura?

El comprobante a emitir es, en principio, la factura. Durante mucho tiempo era habitual que los profesionales emitieran recibo como comprobante de sus servicios. Ya sea, factura C, E, o la qué sea, el proceso es similar en todos.

En función a ello, la norma sigue admitiendo la posibilidad de que profesionales y prestadores de servicios emitan recibo en lugar de factura. 

Pero no se permite que emitan ambos en forma indistinta sino que deben optar y utilizar siempre el mismo tipo de comprobante.

Por su parte, los recibos que se emitan como comprobante de cobro deberán llevar la letra X y la leyenda “Documento no válido como factura”, en forma destacada, en la parte superior central del comprobante. 

Facturación multimoneda

Buscando protegerse de la inestabilidad de la economía, muchas empresas emiten sus facturas en dólares, aunque la venta sea local.

En estos casos, el pago normalmente se realiza en pesos, habitualmente a la cotización del día del pago o del cierre del tipo de cambio vendedor del día anterior. 

La diferencia de cambio que se produzca también genera IVA y debe facturarse.

La AFIP permite la emisión de comprobantes en dólares u otra moneda extranjera y obliga a dejar indicado en el comprobante el tipo de cambio utilizado y el monto en pesos.

Cuando se realiza una factura en dólares hay que estar atento a no cometer alguno de estos errores:

• Generar la factura con el monto en dólares, pero omitir tildar la opción de dólares. En ese caso se emitirá una factura en pesos. 
• Generar la factura en dólares con el monto en pesos, emitiendo un comprobante no menos de 120 veces del importe esperado.

En ambos casos corresponde emitir la nota de crédito, anulando el comprobante y generar una nueva factura.

Cuándo se detecta el error en la facturación

Detectado en el mismo momento, se resuelve fácilmente. Pero si se detecta una vez cerrado el mes, el tema se complica. 

En el caso de que la factura se hubiera emitido en pesos cuando correspondía emitirla en dólares, el comprador se encontrará con que su crédito fiscal computable es menor que el esperado. Si no se dio cuenta antes y le reclamó al  vendedor la emisión correcta del comprobante, podría tener un perjuicio financiero al momento de liquidar el IVA.

En el caso de que la factura se hubiera emitido en dólares cuando correspondía emitirla en pesos, se generará un débito fiscal más de 120 veces mayor al que correspondía, impactando de lleno en el saldo a pagar en el IVA.

Estos errores son más habituales de lo que uno imagina y, como errar es humano, es importante revisar la facturación emitida en AFIP

Como las facturas se generan en pdf, los comprobantes suelen archivarse y enviarse directamente sin verificar que coincidan con lo que correspondía facturar. 

Por eso es una práctica saludable emitir un IVA Ventas al terminar de facturar y, mejor aún, chequearlo con el listado exportado del servicio de AFIP/Mis comprobantes. 

Cuando se utiliza un sistema contable que permite generar comprobantes multimoneda, las posibilidades de error disminuyen. Con el listado IVA Ventas podremos darle una mirada y verificar que la facturación se realizó de acuerdo a lo esperado.

En todos los casos una revisión antes de que cierre el mes evitará encontrarnos con males mayores.

¿Querés compartir tu control favorito? Te leemos.