Qué tenés que saber para generar tu factura electrónica en AFIP

En la práctica, al momento de facturar solo hay 2 posibilidades: comprobantes electrónicos o controladores fiscales. En este artículo conocerás por dónde empezar y cómo hacer tu primera factura electrónica en AFIP desde cero. 

Cómo facturar

Para emitir comprobantes, la norma obliga a todos los contribuyentes a elegir una de las siguientes modalidades de facturación, aunque también permite la utilización de ambas:

• Comprobantes electrónicos emitidos por el sistema AFIP
• Controladores fiscales: son equipos electrónicos homologados por AFIP para la emisión de comprobantes.

Emisión de comprobantes electrónicos (factura electrónica) AFIP

Hay 2 maneras de emitir comprobantes electrónicos a través de la página de AFIP:

• De manera manual: servicio Comprobantes en línea.
• De manera automática: servicio webservice

El servicio de Comprobantes en línea AFIP cuenta, además, con la opción denominada Facturador móvil, que permite facturar desde dispositivos móviles, como smartphones o tabletas.

Comprobantes en línea AFIP

Esta modalidad de generación de comprobante electrónico es la más económica ya que no es necesario ningún desembolso inicial para utilizarla. Solo conexión a internet.

Sin embargo, si no tenemos claro los pasos a seguir, facturar puede resultar una experiencia abrumadora.  

Por dónde empezar: iniciarse en factura electrónica de AFIP

Si nunca realizaste un comprobante electrónico, tenés que seguir estos pasos antes de hacer tu primera factura.

1- Ingresá con tu clave en www.afip.gob.ar y elegí el servicio Comprobantes en línea. 

Si no tenés habilitado el servicio, dalo de alta con la opción Administración de Relaciones de Clave Fiscal y volvé a ingresar a la página web.

2- Seleccioná Comprobantes en línea (en la web de Afip) y elegí la empresa que va a emitir los comprobantes. Podés ser vos mismo pero también otros sujetos pueden delegarte el servicio para que estés habilitado a facturar por ellos.

3- Numeración del comprobante: la AFIP numera las facturas con 13 dígitos:

• Los 5 primeros corresponden al “punto de venta” y están numerados desde el 00001. Identifican el domicilio desde donde desde donde se emite el comprobante
• Los últimos 8 corresponden a la numeración consecutiva de los comprobantes. Comienzan en el número 00000001 y se asignan automáticamente de manera correlativa. 

Si la empresa ya estaba facturando deberás abrir un nuevo punto de venta para utilizar comprobantes electrónicos. Si la empresa se inicia, elegirás el punto de venta 00001.

4- Punto de venta: para emitir un comprobante electrónico es necesario contar un punto de venta habilitado al efecto. 

Habilitando un punto de venta por primera vez:

• Dar de alta al punto de venta a utilizar ingresando en la opción ABM Puntos de Venta. Si nunca se facturó el punto será 00001. Si hay puntos de venta utilizados, habilitar el siguiente.
• Elegir el sistema de facturación que corresponda según la condición impositiva del emisor: Factura en línea Responsable inscripto o Factura en línea monotributo.
• Vincular el punto de venta con el domicilio de explotación que corresponda.

Datos adicionales del comprobante AFIP:

5- En la opción Datos Adicionales del Comprobante AFIP completá: 

• Fecha de inicio de actividades: es la fecha del alta en AFIP del domicilio vinculado a ese punto de venta.
• Número de Ingresos Brutos: aquí hay que colocar tu número en el impuesto a los Ingresos Brutos o, de corresponder, indicar la condición de “exento”.
• Si querés agregar un logo preimpreso, marcar sí para incorporarlo.
• Finalmente, también podés agregar el nombre de fantasía o alguna leyenda como, por ejemplo, tu actividad. 
• Guardá los datos cargados.

Tené en cuenta que, si utilizás comprobantes electrónicos y realizás ventas o servicios a consumidores finales, debes contar con comprobantes de resguardo. Para ello podés abrir un punto de venta adicional para realizar facturas por imprenta. Es obligatorio solicitar su autorización a AFIP, imprimirlos en la imprenta y tenerlos siempre disponibles en tu local.

Pasos para emitir Factura Electrónica – Comprobantes en línea AFIP

Ahora ya estás en condiciones de emitir tu primer comprobante:

1- Ingresá con tu clave fiscal en la página de AFIP, elegí el servicio Comprobantes en Línea AFIP y luego la empresa por la que vas a emitir la factura. Seleccioná la opción Generar Comprobantes.
Selecciona el punto de venta y el tipo de comprobante y elige Continuar.

2- Existen distintos tipos de comprobante, según su finalidad y, a su vez, distintos tipos de letra que identifican el comprobante, según la condición de emisor y receptor. El servicio te permitirá elegir los comprobantes de acuerdo a los que correspondan según tu condición frente al IVA.

A, B, C: ¿qué tipo de comprobante debes emitir?

Comprobantes más habituales en Argentina:

Según el tipo de comprobante:

Según la letra del comprobante:

(*) Existen comprobantes con otras letras, menos habituales:

• A con leyenda “operación sujeta a retención”: tiene las mismas características que un comprobante A. El pago debe realizarse únicamente en la CBU del emisor previa verificación en la página web de AFIP, neto de las retenciones específicas que indica la RG 1575.
• M con leyenda “operación sujeta a retención”: cuando los responsables inscriptos no alcance las condiciones exigidas por AFIP, emitirán comprobantes M. En esos casos, el comprador efectuará el pago luego de detraer las retenciones impositivas normadas por la RG 1575.

Conceptos a Facturar

3- En la pantalla siguiente seleccionarás la fecha de emisión y los conceptos a facturar: productos, servicios o ambos. Si tildás moneda extranjera, el sistema te permitirá elegir la moneda y colocará automáticamente el tipo de cambio. Digitá Continuar.

Si estás emitiendo notas de crédito o débito, el sistema te pedirá la vinculación con la factura que le dio origen.

4- En la siguiente pantalla vas a ingresar los datos de tu cliente, el receptor de la factura. Tenés que informar:

• Condición frente al IVA
• CUIT. Al completar este campo, el sistema automáticamente completará la Razón Social y desplegará el domicilio fiscal que tiene registrado. Si el cliente fuera un consumidor final hay que identificar al comprador con nombre y documento o CUIT, solo si la factura supera determinado monto. 
• En Condiciones de venta completá la forma de pago.
• Si la operación tiene un remito asociado, completá el número.
• Presioná Continuar.

5- En esta pantalla deberás completar el producto o servicio vendido, cantidad, unidad de medida, bonificaciones. Podés facturar más de un ítem.

También se pueden agregar otros conceptos e impuestos aplicables. Tené en cuenta que el sistema no permite cargar una factura de manera parcial y continuar más tarde.

6- El último paso muestra todos los datos del comprobante: es el momento de verificar la información cargada. Si detectaste errores, se puede retroceder y corregir. Si está correcto, confirmá los datos. 

Automáticamente, el sistema generará el CAE (Código de Autorización Electrónico) que da validez a tu factura y emitirá el comprobante.

Tus comprobantes a mano, siempre

7- Una vez generado el comprobante, estás en condiciones de guardarlo en pdf en tu dispositivo y enviarlo a tus clientes. No es necesario imprimirlo, excepto si se trata de una venta a un consumidor final, y el cliente lo solicita. 

8- Cada vez que lo necesites podés ingresar a Comprobantes en línea, consultar tu facturación y volver a bajar los comprobantes..

¿Qué ocurre si detecto un error? 

Debe tenerse en cuenta que, una vez generado un comprobante electrónico en AFIP, no hay posibilidad de corregirlo ni de anular el comprobante.

¿Qué debemos hacer?

1. Para modificar el efecto de una factura o una nota de débito, se deberá:
   • Emitir una nota de crédito que invierta la operación.
   • Realizar la factura o nota de débito correcta.
2. Si, en cambio, el comprobante erróneo es una nota de crédito, habrá que:
   • Emitir una nota de débito que invierta la operación.
   • Realizar la nota de crédito correcta

Ventajas de la factura electrónica

A esta altura de la evolución tecnológica no caben dudas de las ventajas de utilizar facturación electrónica: 

• Ahorro de papel.
• Ahorro de gastos de impresión y envío de los comprobantes.
• Almacenamiento digital y fácil localización sin necesidad de disponer de archivos físicos.
• Envío al cliente por correo electrónico o puesta a disposición en un espacio en la nube.
• Posibilidad de acceder a los comprobantes emitidos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Web services: simplificando el proceso

Cuando por tu actividad generás pocas facturas mensuales, el servicio Comprobantes en línea resulta el más práctico.

Sin embargo, cuando generás varios comprobantes por día, o si emitís facturas con muchos ítems o realizás ventas de bienes que afectan stock, el proceso se complica. 

En estos casos, resulta útil estandarizar el procedimiento, utilizando el Servicio webservice.

Para ello deberás contar con un software que agiliza la operatoria y te evita tener que realizar todos los pasos cada vez que facturás. 

Facturar en minutos

Un sistema de gestión administrativa como Colppy te acompaña en la configuración y te permite estar facturando en cuestión de minutos.

Cada vez que hacés una factura en tu sistema administrativo, el sistema automáticamente conecta con la página de AFIP y obtiene el CAE y genera el comprobante.

Asimismo te permite al mismo tiempo:

• Registrar contablemente el movimiento,
• Actualizar la cuenta corriente del cliente,
• Enviar el comprobante generado por mail,
• Almacenar digitalmente una copia de la factura donde desees.
• Habilitar el seguimiento de la factura hasta el momento del cobro
• Actualizar la información de tu flujo de fondos.

Además, si utilizás servicios o conceptos repetitivos con facturación periódica, podés utilizar la opción Facturas Recurrentes para dejarlas programadas y ahorrar tiempo.

Tu empresa en tu celular y tus comprobantes en línea AFIP también

Mediante una APP, también podrás facturar y compartir las facturas con tus clientes, verificar y controlar el stock, consultar las cuentas corrientes y gestionar pagos y cobranzas. Literalmente, tu empresa en la palma de tu mano. 

Sea con una modalidad o con otra, facturar online es esencial en tu trabajo diario. Por lo tanto, decidir cuál es la mejor opción para vos, dependerá de las características de tu actividad y sus particularidades.